Skrevet af Frederik Kromann d. 26/4-2024
Hvordan sikrer jeg kvaliteten i mit bogholderi?
At holde styr på bogholderiet kan godt føles som en evig kamp mod papirbunker og uendelige talrækker. Men, det er essentielt for at holde din forretning kørende glat og undgå ubehagelige overraskelser fra skattefar eller banken. Her er en handy guide til at holde dit bogholderi i topform, med et par praktiske tips til de mest kritiske områder.
Manglende bilag
Start med de manglende bilag. Vi kender det alle; kvitteringen der forsvandt på vej hjem fra frokosten eller den benzinbon, der blev vasket i bukselommen. Uden disse små, men vigtige, stykker papir bliver dit regnskab hurtigt et gætværk. Sørg for at implementere et system, hvor alle bilag nemt og hurtigt kan indsamles og registreres. Brug f.eks. en app til at tage billeder af bilagene med det samme, eller sæt en fast rutine op, hvor du en gang om ugen samler og registrerer alle bilag.
Gæld til leverandører – mangler jeg noget?
For at holde styr på gæld til leverandører er det essentielt regelmæssigt at gennemgå og afstemme alle leverandørkreditorer. Sørg for at alle fakturaer er korrekt bogført, og at de stemmer overens med de kontoudtog, du modtager fra dine leverandører. Dette er ikke blot afgørende for at sikre en nøjagtig bogføring, men også for at vedligeholde positive og professionelle relationer til dine leverandører ved at sikre, at de får betalt rettidigt.
For at undgå forsinkelser og fejl i bogføringen af fakturaer, er det en god praksis at anmode alle leverandører om at sende fakturaer direkte til en dedikeret fakturamailadresse. Dette eliminerer risikoen for, at fakturaer ender i en sælgers indbakke og bliver glemt eller overset, hvilket kan føre til forsinket betaling og potentielt skade forretningsforholdet. Det er også kritisk at sikre, at leverandørerne ikke sender deres fakturaer for sent, da dette kan forhindre korrekt periodisering og give et fejlagtigt billede af virksomhedens økonomiske situation.
Derudover er det klogt at implementere faste tidspunkter i din kalender for regelmæssigt at tjekke op på og afstemme gæld til leverandører. Dette kan være månedligt, kvartalsvis eller så ofte som det er nødvendigt afhængigt af virksomhedens størrelse og transaktionsvolumen. Ved at have faste rutiner på plads, minimerer du risikoen for oversete betalinger og sikrer, at din bogføring er så præcis som muligt.
At opretholde disse rutiner og systemer kræver en initial indsats, men gevinsten er klar i form af færre fejl, bedre cash flow-styring og stærkere forhold til dine leverandører. Disse skridt er afgørende for at holde dit bogholderi sundt og din virksomhed i en robust finansiel position.
Skattekontoen – skylder jeg skat penge?
Skattekontoen er ikke noget, du vil have dårlige overraskelser med. Sørg for at afstemme din skattekonto regelmæssigt og sørg for, at alle indbetalinger og tilbagebetalinger er korrekt registreret i din bogføring. Brug Skattestyrelsens egen service til at holde øje med de seneste opgørelser og vær proaktiv med eventuelle uregelmæssigheder.
Moms – stemmer bogføring til indberetning Hvordan sikrer jeg kvaliteten i mit bogholderi?
Moms kan være en labyrint. At sikre, at dine bogføringer stemmer overens med det, du indberetter, er afgørende. Det er let at komme til at lave små fejl, som kan vokse sig store, hvis de ikke bliver rettet. Gennemgå dine momstal hver måned for at fange og rette fejl tidligt. Sørg også for, at du forstår de grundlæggende regler for, hvad der er momspligtigt og ikke.
Banken – er den afstemt?
Bankafstemning er ikke det sjoveste, men det er utroligt vigtigt. Denne proces sikrer, at din bogførte saldo matcher den faktiske saldo på din bankkonto. Uoverensstemmelser kan være tegn på fejl, manglende indtægter, eller værre endnu, svindel. Sæt tid af hver måned til at gennemgå din bankkonto, og sørg for, at alt stemmer.
Momskoder – Er de rigtige momskoder anvendt?
Nøjagtigheden i anvendelsen af momskoder kan ikke understreges nok. Fejl i dette område kan nemlig resultere i både overbetaling og underbetaling af moms, hvilket kan få alvorlige økonomiske konsekvenser for din virksomhed. Det anbefales kraftigt at vedligeholde en nøje opdateret liste over alle gældende momskoder samt de specifikke varer og tjenester, de er relateret til. Dette sikrer, at du korrekt klassificerer hver transaktion og undgår potentielle momsfejl. Vær opmærksom på hyppige ændringer i momskodeklassifikationer og sørg for regelmæssigt at revidere din liste for at holde den ajour med de nyeste regler.
Ved at investere lidt tid i at forstå og anvende de korrekte momskoder, kan du forebygge mange af de almindelige fejl, der opstår i bogføringen. Denne indsats er ikke kun en god praksis for compliance, men også en investering i din virksomheds finansielle sundhed. Dediker et par timer hver måned til at gennemgå din anvendelse af momskoder og justere, hvor det er nødvendigt. Den tid, du bruger nu, kan spare dig for både hovedpine og finansielle tab i fremtiden. Din revisor og din fremtidige selv vil være taknemmelige for dette proaktive skridt.
Software – er det købt i EU eller udlandet
Når det kommer til køb af software, er det vigtigt at være opmærksom på, hvor softwaren er købt – inden for EU eller fra et land udenfor EU. Dette har betydning for, hvordan transaktionen skal håndteres i bogføringen, særligt i forhold til momsbehandlingen. Køb fra EU-lande er ofte underlagt omvendt betalingspligt, hvor det er køberens ansvar at afregne momsen. Ved køb fra lande uden for EU skal du være ekstra opmærksom, da disse køb kan kræve toldbehandling og betaling af importmoms.
Det er afgørende at have et system på plads, der automatisk kan identificere og korrekt håndtere disse forskelle, så du sikrer, at alle softwarekøb er korrekt registreret og momsbehandlet. Uden et sådant system risikerer du at foretage fejlagtige indberetninger, hvilket kan føre til både bøder og administrative byrder.
Repr. moms – her er reglerne
Når det kommer til repræsentationsmoms, dvs. moms på udgifter relateret til repræsentation eller gæstfrihed, er det vigtigt at kende de specifikke regler, der gælder. I mange tilfælde er der begrænsninger eller fuldstændig fradragsforbud for moms på udgifter til f.eks. firmamiddage eller gaver til forretningsforbindelser. Reglerne kan variere betydeligt afhængigt af omkostningens art og sammenhængen, hvori den afholdes.
For at navigere korrekt i dette komplekse område er det essentielt at holde sig ajour med den seneste lovgivning og sikre, at alle relevante udgifter er korrekt klassificeret og behandlet i bogføringen. Misforståelser eller fejl i håndteringen af repr. moms kan ikke alene føre til økonomiske tab, men også til problemer med skattemyndighederne.
Købsmoms – er du sikker på det er en dansk faktura med dansk moms
Endelig, når du registrerer købsmoms, er det afgørende at bekræfte, at fakturaen faktisk er en dansk faktura med korrekt angivet dansk moms. Fejl kan ske, især når der handles med nye leverandører eller der indgås aftaler under komplekse forretningsforhold. Kontrollér altid leverandørens CVR
Læs mere om et digitaliseret bogholderi her
Har du brug for en ekstern økonomifunktion?
Verdens bedste lønsystem – læs mere om dem her
Har du tjekket din virksomheds skattekonto? sådan gør du
Den nemmeste løsning til kvitteringer – Pleo
Skal du inspireres til information fra bogholdernes brancheforening – https://cereda.dk/
