Det svære ved at have en ekstern bogholder er sjældent selve bogføringen. Det er alt det, der skal frem og tilbage. Kvitteringen ligger i en jakkelomme, og regningen venter på en godkendelse, som ingen har givet.
Det hjælper mest at arbejde i de samme værktøjer. Så ligger bilag og godkendelser ét sted, og bogholderen kan se dem uden at spørge. Her er de tre, vi bruger mest sammen med vores kunder.
1. e-conomic: ét regnskab, som begge parter kigger i
Vi arbejder kun i e-conomic. Det er der al bogføring, afstemning og moms sker.
Pointen er, at der kun findes én version. Du sender ikke et regneark til bogholderen, og bogholderen sender ikke en rapport tilbage, som er forældet, når den bliver åbnet. Bilag hører til posteringen i e-conomic, så når nogen spørger til en udgift, kan svaret findes uden en mail.
Det kræver én ting af dig: at bilag kommer ind løbende og ikke i en bunke ved kvartalets udgang.
2. Pleo: kvitteringen er klaret, før du har forladt butikken
Udlæg og firmakort er det sted, hvor flest bilag forsvinder. Med Pleo får medarbejderne et firmakort og tager et billede af kvitteringen i appen, når de har betalt. Så er bilaget på plads, og bogholderen skal ikke jagte det i slutningen af måneden.
Det fjerner meget unødig snak mellem virksomhed og bogholder. Kvitteringer er mange og små, og ingen har lyst til at lede efter dem bagefter.
3. Corpay: regninger bliver godkendt, før de bliver betalt
Det tredje værktøj handler om leverandørregninger. Corpay samler kreditorflowet: regningen kommer ind, den rigtige person godkender den, og den bliver betalt til tiden.
For samarbejdet betyder det, at bogholderen ikke skal gætte på, om en regning er i orden, og at du ikke skal huske at betale den. Godkendelsen er dokumenteret, og det er den, vi bogfører ud fra.
Det værktøj, der gør størst forskel
Hvis vi skal pege på ét af de tre, er det Corpay.
«Corpay gør den største forskel. Du slipper for at bruge tid på at logge ind i netbanken og godkende betalinger, og det bliver nemmere at godkende udgifter, før de når så langt.»
Frederik Kromann, ejer og ekstern CFO, Sandgrav Solutions A/S
Sådan arbejder vi som ekstern bogholder
De tre værktøjer er ikke hele samarbejdet. Lønnen kører i Salary, og lønafstemningen er koblet til bogholderiet. Indbetalinger, udbetalinger, kassekladde og rykkere styrer vi med Odin, vores egen platform til automatisk bogholderi. Vi bruger AI i driften og i den månedsrapport, du får.
Du har en fast kontaktperson og kan skrive eller ringe, når du har brug for det. Vil du vide mere om, hvordan det hænger sammen med at få bogholderiet ud af huset, så læs om outsourcing af bogholderi.
Spørgsmål og svar
Skal jeg bruge alle tre værktøjer for at have en ekstern bogholder?
Nej. e-conomic er fælles for alle vores kunder. Pleo og Corpay giver mest mening, når der er mange udlæg eller mange leverandørregninger.
Hvem holder styr på, at bilagene kommer ind?
Det gør vi. Med Pleo og Corpay kommer udlæg og regninger ind med bilag, og det, der mangler, følger din faste kontaktperson op på.
