Eventyret om Den Luddovne

Der var en gang en bogholder, som var så utrolig doven. Hver gang han så sit snit til det, gik han på jagt efter en ny og bedre metode, for at slippe for alt det kedelige tastearbejde.

Han arbejdede i kongeriget Digitalien. Mange af hans kunder sagde til ham: “Du kan bare tilgå vores bilag via Dropbox/OneDrive”.

Eller:

“Vi mailer bare bilagene til dig eller til scanningsmailadressen i vores økonomisystem”.

Nogle af dem, havde også lært at tage et billede af deres bilag med deres mobilkamera og tænkte, at så ville den luddovne bogholder blive glad.

Men han blev bare mere og mere udkørt af alt det tastearbejde, det gav ham. Tænk hvis kunderne fik mere at lave? Tænk hvis de hyrede flere sælgere, og de begyndte at sælge endnu mere? Eller tænk hvis han selv fik flere kunder?

”Pyha – så skal jeg virkelig til at taste” tænkte den luddovne bogholder, og kunderne syntes også, at han brugte lidt for mange timer og var lidt for dyr i drift.

”Var han i virkeligheden luddoven?” tænkte de.

En dag, da den luddovne bogholder havde tastet hele dagen, gik han helt opgivende rundt i kongeriget Digitalien, og så faldt han over noget.

Kunne det mon være løsningen, som kunne hjælpe ham af med alt tastearbejdet? Det måtte han forsøge. Og det hjalp! Allerede dagen efter var tastearbejdet mærkbart mindre, og han gik på ny på jagt i Digitalien. Igen fandt han et værktøj, som kunne minimere tastearbejdet. Og bogholderen fik efterhånden mere og mere tid til at gå på jagt efter nye og smarte løsninger og brugte mindre og mindre tid på at taste.

Kunderne syntes pludselig ikke, at han virkede så luddoven mere. Han delte udbyttet fra sine jagtture i Digitalien med kunderne, som dermed fik mere at lave, kunne sælge mere og trak flere kunder til den luddovne bogholder. Og det bekymrede ikke mere den luddovne bogholder, for han havde fundet en vej ud af tasteriet. Og således levede den luddovne bogholder og hans kunder lykkeligt til deres dages ende.

Digitalisering – skalerbarhed hvis du vil

Mit “eventyr” skrev jeg, efter at jeg havde skrevet en mere seriøs tekst omkring digitalisering. Så hvis I har brug for en mere seriøs forklaring på, hvad jeg mener, håber jeg, at nedenstående måske falder I bedre jord 🙂

Bilag bliver i min optik ikke digitaliseret ved, at man tager et billede af en kvittering eller sender en mail. Selvom bilaget er gjort elektronisk, er der stadig en lang sej proces med at koble bilagene til virkelighedens transaktioner og bogføre disse på de rigtige konti.

Skalerbarhed

Jeg arbejder altid med løsninger, som er tilpasset til, at virksomheden kan stige i aktivitetsniveau, men som samtidigt, er tilpasset virksomhedens størrelse. Jeg forsøger altid at vælge netop de løsninger, der sørger for at automatisere og digitalisere i det rigtige omfang.

Der skal selvfølgelig ikke implementeres et fakturaflowsystem i en pølsevogn for at være fremtidssikret. Vi bliver nødt til at være benhårde i vores vurdering af, hvornår og hvilke systemer der giver mening. Det kan for eksempel være:

1.      I mindre selskaber kan en digital kreditkortløsning være nok.

2.      I andre virksomheder vil en fuldautomatisk webshopintegration, hvor også bogføring af betalingerne sker automatisk, være at foretrække.

3.      I lidt større virksomheder, vil et system til automatisk bogføring af leverandørfaktura, virkelig betyde en kæmpe forskel.

Allerhelst vil jeg jo gerne implementere alle 3 ting hvor de giver mening, samt 12-14 andre ting og sager, hvis de passer til virksomhedens behov. Her tænker jeg specielt på brugernes digitale temperament.

I sidste ende synes jeg faktisk, at bogføring er ret kedeligt. Det er lidt ligesom et besøg hos tandlægen: “Hvis jeg ikke gør det, går det gruelig galt, og når jeg endelig kommer afsted, ønsker jeg blot, at det er hurtigt overstået”.

Det passer ikke helt 🙂 Jeg kan virkelig godt li’ at bogføre. Men ikke bogføring i den traditionelle forstand, hvor jeg sidder og taster mig igennem en hel horde af krøllede bilag i 12 timer i træk.

Men bogføring, hvor digitaliseringen kører i højeste gear, hvor min rolle er mere systemteknisk og controllende end manuelt tastende, ELSKER jeg.

Så uanset, om I lever i et eventyr eller i en mere normal hverdag, er mit budskab.

Tænk over jeres bogføringsprocesser og forestil jer, at jeres virksomhed vækstede voldsomt og bogholderiet voksede tilsvarende og vurder derefter, om det er de rigtige metoder, I har valgt.

Hvis ikke, så se jer om efter nogle nye, det gør jeg nemlig. Hele tiden.

I videoen herunder, kan du se, hvad jeg mener 🙂