Gammel vin på nye flasker

X kommer!!!!! Vi blir arbeidsledige. Og så kan du til og med erstatte X-en med roboter, AI eller maskinlæring eller blockchain eller kanskje noe helt femte.

Jeg er kanskje ikke helt enig.

Men hvorfor er jeg så uenig? Jeg er ikke sånn heller, men for meg er det en hel del trinn som kommer før alle de fluffy buzzwords. Dette er ting som finansavdelinger har gjort i flere tiår. Dette inkluderer å ha en korrekt avstemt bank, eller overføre betalinger fra finanssystemet til bankløsningen. Bevares, for 20 år siden var dette via modem til Unibank, og i dag kan det være fra e-conomic via Internett til f.eks. Nordea. Men tankene bak og prosessene er de samme. FIK, også kalt «felles betalingskort» har eksistert i en mannsalder. Det er fortsatt en teknologi som brukes den dag i dag. Den har imidlertid, som mange andre eldre artefakter innen regnskap, blitt pepret litt med tech.

Søppel bokføring

Grunnen til at jeg er litt gjennomsyret av alle de smarte vendingene, er først og fremst at jeg av og til opplever å måtte overta en forsøplet bokføring. For meg er et regnskap forsøplet når det ikke er bokført i f.eks. 6 måneder er revisors etterposteringer fra siste årsregnskap ikke bokført og det er ikke oversikt over bilag i det hele tatt, eller hvem som skylder hvem penger. Det tar faktisk ganske lang tid å fikse dette forliset. Det kan være smart å implementere alle slags teknologiske vidunderløsninger, men det gir ingen mening i det hele tatt uten å forstå bedriftens prosesser og behov. Samtidig er det også en generell vårrengjøring i bokføringen som skal gjøres.

Bankforbindelse

Mange av løsningene vi bruker er basert på eksisterende teknologi eller legger et ekstra lag på disse. Noe av det første vi prøver å komme i gang med er noe som kalles bank-connect. Det er en teknologi som gjør at du i ditt økonomisystem får en liste over hva du bør legge ut, da denne listen viser hva som faktisk har skjedd i banken. For meg er utgangspunktet for alt innen regnskap at du har kontroll på banken din.

Avhengig av størrelsen på virksomheten kan det være fornuftig å holde styr på kreditorene (altså de vi skylder penger). Dette er i seg selv en klassisk oppgave og i de fleste økonomisystemer finnes det også en betalingsmodul slik at du kan generere en betalingsfil for banken uten å skrive. Det som skjer er følgende:

  1. Fakturaen du ønsker å betale vil bli bokført som betalt i ditt økonomisystem
  2. Økonomisystemet ditt lager en betalingsfil som du kan laste opp til nettbanken din.
  3. Når du har lastet opp til banken må det godkjennes og fakturaen betales

Så trinn 1-3 løses ved å bare klikke et par ganger med musen – det er ganske smart.

Det som virkelig er interessant er hvordan du kommer til trinn 1. Det er her de nye digitale løsningene kommer inn. Det finnes et hav av programvareløsninger som kan lese disse dataene og automatisk levere dem i økonomisystemet ditt slik at du er klar for trinn 1-3.

Noen kan til og med gjøre trinn 1-3 for deg uten at du trenger å gjøre noe selv. Dette krever selvfølgelig penger på konto, ellers skjer det dessverre ikke så mye.

Fikk kortet

Et av de andre områdene jeg har nevnt er FIK-kortet. Det er en måte å betale regninger på og fordelen med den er at dataene er unike. Når du foretar en vanlig bankoverføring står du fritt til å skrive hva som helst i overføringsmeldingen. Dette er slett ikke mulig når du f.eks. Betaler en telefonregning. Det er smart fordi mottakeren enkelt kan finne ut hvem som betaler hva. Selve løsningen er ganske gammel. Men igjen, nyere og deilige løsninger kan dra nytte av denne teknologien for å gjøre ting enda enklere. Det finnes løsninger som automatisk kan bokføre dine kundebetalinger når disse betales via FIK. Det finnes også løsninger som automatisk kan sende dine belastninger til f.eks. PBS eller Leverandørservice. PBS og Leverandørservice kan gjøre mer eller mindre det samme. Forskjellen er at du kun kan sende en gang i måneden for henting via PBS, men Leverandørservice er hele tiden. I tillegg er sistnevnte kun for bedrifter.

Men igjen her ser vi at gammel teknologi tilføres ekstra hestekrefter fra nye aktører i markedet.

Og det er i grunnen hele poenget mitt. De gamle dydene forsvinner aldri. Det går aldri av moten. Det vil ikke være unødvendig å holde styr på din bankavstemming, dine kunder eller de du skylder penger til. Det er slik ting kan løses nå som det kommer til å bli annerledes.

Det handler om å holde ting på skinner

Og løsningen på ting er for meg en slags "gammel vin på nye flasker" da mye av det vi gjør nå er repetisjoner av prosesser som er over 20 år gamle. Det er bare gjort enklere og mer automatisk. Det er fortsatt behov for noen å tenke på når bokføringen går på skinner, nettopp for å sikre at ting holder seg på skinner. Vi som regnskapsførere har helt unike muligheter til å automatisere mange av de vanlige arbeidsprosessene som f.eks. betalinger, tolkninger og matching av bilag. Det betyr bedre tid til f.eks. flytte kunder, gjennomgå forsikringer, følge opp budsjetter og kalkyler og mye annet.

I min verden hvor vi lever av å selge timer betyr det typisk at oppgavene bare løses raskere og at det er plass til mange flere kunder. Vår viktigste oppgave blir å bruke legoklossene som passer akkurat for deg slik at både du og jeg og alle som er involvert i administrasjon sparer mest mulig tid.

 

Skrevet av:

Frederik Sandgrav

Frederik Sandgrav

Frederik, også kjent som "Den luddovne bogholder" har over 10 års erfaring med digitalisering og automatisering av bokføring

Se mer fra bloggen vår:

Frederik Sandgrav

Hva sier du til å motta nyhetsbrevet vårt?