Kontorrobot i det digitale bogholderi – automatisering når det er bedst

08/11-2023 – skrevet af Frederik Kromann

Kontorrobotter hjælper i dit bogholderi – så effektivt som muligt!

Vi har udvalgt 3 robotter som vi gerne vil fortælle om. De hjælper os med at sørge for at vores bogholderi kører som smurt i olie.

Hvad ER en kontorrobot egentlig – og kan den hjælpe i dit bogholderi?

Men allerførst bør vi måske forklare hvad en kontorrobot egentlig er for en størrelse: Forestil dig at du har en medarbejder som gør PRÆCIS som du har bedt vedkommende om. Dag ud og dag ind – UDEN at lave fejl.

Desværre er der kun ét problem. Vedkommende kan slet ikke tænke selv, så det kræver at du er meget præcis omkring din forklaring. Dvs. du har at gøre med en medarbejder, som egentlig blot er et stykke software der flytter musen og bruger dit tastatur uden du skal gøre noget. Dvs. robotten kører dag og nat og laver lige præcis det du har beskrevet den skal gøre. Din stor udfordring består i at finde opgaver som er regel- og logikbaserede.

Vi bruger robotter ovenpå E-Conomic og har en lang række opgaver som bliver løst automatisk hver dag hele året rundt. Alle vores robotter er udviklet af https://officebot.dk/ – så kan vi nemlig koncentrere os om det som vi er bedst til. At levere en virtuel økonomifunktion til vores kunder.

Brug kontorrobotter for at øge din effektivitet

1. Indbetalingrobotten

Indbetalingsrobotten ser i din bankafstemning. Vi sørger for at kunderne KUN indbetaler via fællesindbetalingskort +71. Det betyder at hver betaling har en unik talkombination bestående af fakturanummer og et kontrolchiffer. Det betyder at kontorrobotten gør følgende:

1. logger ind i e-conomic
2. Går hen til bankafstemningen
3. Finder alle FIK indbetalinger
4. Udligner dem på debitorniveau
5. Overfører posteringerne til en kladde
6. Bogfører kladden

Selvom der ikke indbetales via FIK kan officebot stadig hjælpe med at bogføre automatisk via en masse forskellige matchingregler.

2. Bogførrobotten

Faktisk har indbetalingsrobotten allerede benyttet sig af en feature som vi ofte bruger isoleret. Det er kassekladdebogføringsrobotten. Hvis du har systemer til rykning af kunder virker disse ofte kun hvis der er trykket bogfør i kassekladden.

Det kan være du har Farpay til at sørge for dine indbetalinger men et helt andet system til at står for rykkerne. I den situation er det smart at have en kontorrobot som bogfører kladderne.

Vi bruger novemberfirst til at betale leverandørfaktura. Selve betalingen bliver lagt i en seperat kladde. Her er det smart at en kontorrobot bogfører denne kladde løbende så november first kan se at der ikke er nogle åbne leverandørfaktura.

3. Bankdatarobotten

Denne robot er en af de allerbedste vi har. Hvis du er en rutineret bruger af e-conomic bruger du sikkert allerede deres bankafstemningsmodul. Hvis IKKE du gør det endnu – så er det en kæmpe fejl. Det er essentielt for effektiv bogføring at du har styr på denne del.

Når du så endelig er begyndt at bruge bankafstemningen så begynder problemerne:

1. Enten skal du manuelt downloade en csv fil fra din netbank som du oploader
2. Alternativt bruger du e-conomics smartbank funktion

Desværre er det sådan at smartbankmodulet er afhængig af noget som hedder Aiia. Og en gang i mellem kommer der bøvser i deres såkaldte API. Det kan resultere i at de data du ser i bankafstemningen ikke er komplette. Det kan også være at du kommer til at slette en post. Uanset er der masser af fejlmuligheder som gør at du ikke altid kan stole på bankafstemningen.

Det betyder at du ender med at logge ind i din netbank for at validere tallene og sikre dig at din bank virkelig stemmer.

Det har vi heldigvis fået officebot til at lave en robot som giver os et dashboard som sammenligner bankens saldo med den saldo som bankafstemningsmodulet i e-conomic mener den er. Dvs. det er ikke en afstemning af om bogføringen passer, men blot en afstemning af om bankafstemningsmodulet har valide data.

Vi har simpelthen oplevet alt for mange gange at vi troede at bankafstemningen var OK, og efterfølgende har det vist sig ikke at være tilfældet. Derfor har vi investeret i denne robot. Nu slipper vi for at bruge tid på at logge ind i kundernes banker for at sikre os at vi har styr på bankdata. Med officebots løsning har vi sørget for at der ALTID er styr på det.

3 gode råd når du går igang med din første kontorrobot

1. Bare spring ud i det – Det gør ikke ondt at gå igang – det er bare virkelig vigtigt at du får begyndt så du kan få noget erfaring

2. Vælg en samarbejdspartner så du ikke selv skal igang med at udvikle kontorrobotter – det er alt for langhåret

3. Øjenhøjde – sørg for at være i stand til at informere dine kunder om mulighederne på en let og forståelig måde