Et konsulenthus lever af at sælge tid og viden. Hver time, en partner bruger på at jagte bilag, rette en faktura eller afstemme en løn, er en time, der ikke går til kunderne. Alligevel ender bogholderiet ofte som en sideopgave, der løses om aftenen eller i weekenden, indtil tallene til ledelsesmødet pludselig mangler.
Det behøver ikke være sådan. I denne guide gennemgår vi, hvad der skal være på plads i konsulenthusets bogholderi hver måned, hvad der kan automatiseres, og hvordan I får et overblik, som partnerne kan tage beslutninger på. Vi arbejder kun i e-conomic, så alle eksempler tager udgangspunkt i e-conomic.
Hvorfor bogholderiet i et konsulenthus er noget særligt
Konsulenthuse og bureauer har et andet flow end fx en webshop. Der er færre, men større fakturaer, og økonomien hænger tæt sammen med timer, projekter og medarbejdere. Typisk ser vi de samme udfordringer:
- Fakturering og debitorer: Kundefakturaer skal ud til tiden, og indbetalinger skal matches, så I ved, hvem der mangler at betale.
- Udlæg og bilag: Konsulenter er ofte ude hos kunder. Kvitteringer og firmakortudgifter skal ind i bogføringen uden at hobe sig op.
- Løn: Funktionærer, eventuelt timelønnede og refusioner ved sygdom og barsel skal afstemmes hver måned.
- Overblik til partnermødet: Ledelsen vil kende likviditet, indtjening og udvikling, ikke kun at bilagene er bogført.
Den største udfordring er sjældent selve bogføringen. Det er tiden. Eller som en ejerleder formulerer det i en offentlig anbefaling af os: «De har forstået ejerlederens største problemer: Manglede tid og for meget bøvl.» (Lars Skjoldby)
Fem ting der skal være på plads i e-conomic hver måned
1. Fakturering, indbetalinger og rykkere
Når fakturaerne er sendt, begynder det egentlige arbejde: at få pengene ind. Et fast forløb for debitorstyring gør en stor forskel. Hos os består det af fire trin: automatisk match af indbetalinger, løbende overvågning, en fast rykkerkadence og eskalering til inkasso, når det er nødvendigt. Så slipper partnerne for at holde øje med, hvem der har betalt.
2. Bilag, udlæg og leverandørfakturaer
Bilag skal ind i e-conomic løbende, ikke i én stor bunke ved kvartalets udgang. Vi arbejder med Pleo til firmakort og udlæg og Corpay til leverandørfakturaer og godkendelser, så bilagene flyder ind i bogføringen, mens konsulenterne er ude hos kunderne.
3. Løn og refusioner
Lønnen skal stemme med bogføringen hver måned. Vi afstemmer lønnen fra Salary i e-conomic, og vi har lønkonsulenter, der kan hjælpe med løn og refusioner ved sygdom og barsel.
4. Afstemning og moms
Bank, debitorer, kreditorer og moms skal afstemmes, før tallene kan bruges til noget. Det er fundamentet i et ordentligt bogholderi: digital bogføring, afstemning og momsindberetning med en fast månedsafslutning.
5. Månedstal, som partnerne kan bruge
Det sidste trin er det, der skaber værdi: en månedsrapport med de nøgletal, som ledelsen faktisk bruger. Mere om det længere nede.
Hvad kan automatiseres, og hvad gør vi stadig selv?
Meget af det manuelle arbejde i et konsulenthus kan i dag automatiseres. Vi har bygget vores egen automatiseringsplatform, Odin, oven på e-conomic. Odin tager sig blandt andet af:
- bogføring af indbetalinger (indbetalingsrobot)
- udbetalinger og kassekladde
- rykkere
- overvågning af skattekontoen
- konkursovervågning af debitorer.
Vi bruger også AI i driften og i rapporteringen, men det erstatter ikke os. Når der er spørgsmål, taler I med en fast kontaktperson, der kender jeres forretning. Bag kontaktpersonen står et fast team, så ferie og sygdom ikke giver forstyrrelser.
Grænsen for automatisering flytter sig hurtigt, og den skal flyttes bevidst. Derfor ser vi løbende på, om jeres digitale værktøjer stadig passer til, hvordan I arbejder.
Automatiseringen er det, konsulenthusene selv fremhæver. LEAD MARKETING skriver: «Vi har aldrig været mere automatiseret i vores bogholderi og de er super skarpe og hurtige til at sætte tingene op.» Og Konsulentfirmaet Martin Bjerregaard Nielsen: «Det er luksus når bogføring, bilag og løn kører så automatisk som muligt i det daglige.»
Partner-overblik: fra bogføring til beslutninger
Et bogført regnskab er ikke det samme som overblik. Partnerne skal kunne se, hvordan det går, og hvorfor det går, som det gør, uden at vente på en mail fra bogholderiet.
Det er her, en controller gør forskellen. I vores Controller-pakke får I en skræddersyet månedsrapport med nøgletal, og rapporteringen kan tilpasses jeres forretning. Rapporten er interaktiv: I kan klikke fra et nøgletal ned til posteringer og bilag og stille spørgsmål til tallene i almindeligt sprog. Dashboards bygges direkte på bogføringsdata, så der ikke findes parallelle regneark. Dashboardet og årsregnskabet fortæller den samme historie.
Controller-pakken indeholder også:
- en halvårlig gennemgang af mulige omkostningsbesparelser
- overvågning og tilpasning af jeres digitale værktøjer
- ubegrænset support på mail og telefon.
Hvis I overvejer, om I har brug for en ekstern controller frem for at ansætte, kan I læse mere om outsourcing af controller.
Vi arbejder med fast pris, fordi det giver forudsigelighed. Controller koster fra 13.500 kr./md. ekskl. moms. Efter to måneder gennemgår vi de faktiske mængder og justerer prisen op eller ned, for ingen skal betale for et gæt. Se pakkerne på priser.
Hvornår giver det mening at outsource bogholderiet?
Vi arbejder typisk med konsulenthuse og bureauer med ca. 6–40 ansatte, der allerede bruger e-conomic. Det giver ofte mening at outsource, når:
- partnerne selv bruger tid på bilag, fakturaer eller løn
- tallene til ledelsesmødet kommer sent eller skal forklares
- den nuværende løsning er manuel, eller en tidligere outsourcing ikke blev så effektiv som forventet
- virksomheden vokser, og økonomien ikke må blive en flaskehals.
Det sidste punkt kender mange. Lars Skjoldby skriver i sin anbefaling: «Jeg har altid outsourcet mit bogholderi, men det var først da Sandgrav kom på, at det blev rigtigt effektivt.» Han fortæller også, at vi sparer ham for «+100 timer hvert år».
For konsulenthuse handler det i sidste ende om fokus. RD8 formulerer det sådan: «Big thanks to Sandgrav Solution for supporting and setting up a smooth and modern digital accounting setup which ensures that we can focus on delivering to our clients.»
Læs mere om, hvordan vi arbejder med bogholderi til konsulenthuse.
Sådan kommer I i gang
- Uforpligtende snak: Vi taler om jeres forretning, jeres e-conomic og de flows, I har i dag.
- Kortlægning: Vi kortlægger jeres opsætning og viser, hvor der kan automatiseres. Vores GAP-analyse er gratis og viser «sådan er det nu» over for «med Sandgrav som partner».
- Opstart: Skal det gå stærkt, er vi klar til akut start, og I kan typisk komme i gang inden for 24 timer.
- Månedlig drift: Bogføring, afstemning og rapportering kører i e-conomic med fast kontaktperson.
Sandgrav Solutions har arbejdet med bogholderi siden 2012, var Gazelle-virksomhed fire år i træk (2018–2021) og har 4,8 på Trustpilot. Vi holder til i Hillerød og arbejder med virksomheder i hele Storkøbenhavn og Nordsjælland.
Ofte stillede spørgsmål
Arbejder I kun i e-conomic?
Ja. Vi arbejder kun i e-conomic og automatiserer bogholderiet til fast pris. Derfor kender vi systemet i dybden og kan fokusere på at automatisere jeres bogholderi.
Passer I til konsulenthuse, der fakturerer på timer og projekter?
Ja. Fakturering, rykkere og månedlig rapportering er en fast del af vores arbejde, og projektøkonomi kan indgå i Controller-rapporteringen.
Hvad koster det?
Vi arbejder med fast pris, så I ved, hvad bogholderiet koster hver måned. Controller koster fra 13.500 kr./md. ekskl. moms. Efter to måneder gennemgår vi de faktiske mængder og justerer prisen, så den passer til jer. Se priser, eller book en snak for et konkret tilbud.
Hvor hurtigt kan vi komme i gang?
Vi er klar til akut start. I kan typisk komme i gang inden for 24 timer, og derefter kører den månedlige drift med fast kontaktperson.
Hvad sker der, når vores kontaktperson har ferie eller er syg?
I har en fast kontaktperson, og bag vedkommende står et fast team. Ferie og sygdom giver derfor ikke forstyrrelser i jeres bogholderi.
Bruger I AI?
Ja, vi bruger AI i driften og rapporteringen, blandt andet så I kan klikke fra nøgletal til bilag og spørge ind til tallene i almindeligt sprog. Bag det sidder altid vi, som kender jeres forretning.
Kan I også tage lønnen?
Ja. Vi afstemmer lønnen fra Salary i e-conomic, og vores lønkonsulenter kan hjælpe med løn og refusioner ved sygdom og barsel.
Få overblik over konsulenthusets økonomi
Vil I bruge tiden på kunderne i stedet for på bilag? Book en uforpligtende snak, så ser vi på jeres e-conomic og viser, hvad der kan automatiseres.
Book en uforpligtende snak · Ring +45 33 60 24 90 · [email protected]
