En controller i et konsulenthus følger op på de bogførte tal hver måned og gør dem til beslutningsgrundlag for partnerne: projektøkonomi, udnyttelsesgrad, igangværende arbejde, debitorer og likviditet. Bogholderen sørger for, at tallene er rigtige. Controlleren forklarer, hvad de betyder, og hvad I bør gøre.
Mange konsulenthuse har styr på bogføringen, men ikke på styringen. Fakturaerne går ud, momsen bliver indberettet, og årsregnskabet kommer til tiden. Alligevel er det svært at svare på, hvilke kunder der giver den bedste indtjening, eller hvordan likviditeten ser ud om tre måneder. Det er dér, en controller til konsulenthus gør en forskel. I denne artikel gennemgår vi, hvad rollen indeholder, hvilke nøgletal den følger, og hvornår I er store nok til at have brug for den.
Hvad laver en controller i et konsulenthus?
Hvad er en controller? Kort sagt er det den person, der holder øje med, om virksomheden bevæger sig i den retning, ledelsen ønsker, og som siger til i tide, når den ikke gør. Hvad er en controller i en virksomhed så i praksis? Det er bindeleddet mellem bogføringen og ledelsen: én, der tager de bogførte tal, sætter dem i sammenhæng og præsenterer dem, så de kan bruges til beslutninger.
Hvad er controlling? Controlling er opfølgning på tal. Ikke bogføring. Bogføringen registrerer, hvad der er sket. Controlling spørger, hvorfor det skete, og hvad det betyder for de næste måneder.
I et konsulenthus betyder det typisk, at controlleren hver måned:
- gennemgår resultatet i forhold til sidste måned og samme periode sidste år
- følger op på projekter og kunder, ikke kun på totalen
- holder øje med, om udført arbejde bliver faktureret til tiden
- følger debitorer og forfaldne fakturaer
- peger på afvigelser, før de bliver til problemer
- samler det hele i en månedsrapport, som partnerne kan handle på.
Et konsulenthus sælger tid og viden. Derfor hænger økonomien tæt sammen med timer, projekter og medarbejdere, og det er dér, opfølgningen skal ligge.
Projektøkonomi: de nøgletal en controller følger i et konsulenthus
Et samlet resultat fortæller, om måneden var god. Det fortæller ikke hvorfor. I et konsulenthus er det projektøkonomien, der giver svaret. Her er de nøgletal, vi anbefaler, at et konsulenthus følger hver måned. Hvilke der giver mening hos jer, afhænger af jeres forretning, og rapporteringen kan tilpasses jeres forretning.
Dækningsbidrag pr. kunde og projekt
To kunder kan fylde lige meget i kalenderen og give vidt forskellig indtjening. Når dækningsbidraget opgøres pr. kunde eller projekt, bliver det synligt, hvor I tjener penge, og hvor I reelt arbejder gratis. Det kræver, at timer, løn og eventuelle underleverandører kan kobles til de rigtige projekter.
Igangværende arbejde (WIP) i e-conomic
Igangværende arbejde er udført arbejde, der endnu ikke er faktureret. I et konsulenthus kan det være et stort beløb, især på længere projekter med faktureringsrater. Hvis det igangværende arbejde ikke bliver opgjort, ser én måned for dårlig ud og den næste for god. Med en fast opgørelse i e-conomic hver måned bliver resultatet til at stole på, og I kan se, om noget ligger for længe uden at blive faktureret.
Udnyttelsesgrad og fakturering
Udnyttelsesgraden (også kaldet debiteringsgraden) viser, hvor stor en del af den tilgængelige tid der bliver til fakturerbare timer. Den er et af de tidligste varselstegn i et konsulenthus: falder den, falder indtjeningen et par måneder senere. Kombineret med fakturering pr. måned viser den, om der er tid, som er brugt, men aldrig blevet til en faktura. Tallene kommer fra jeres tidsregistrering, så den skal hænge sammen med faktureringen i e-conomic.
Debitorer og likviditet
Arbejdet bliver lavet i én måned, fakturaen betales måske to måneder senere, og lønnen skal ud hver måned uanset hvad. Derfor følger controlleren debitorer, forfaldne fakturaer og rykkere og ser på, hvordan likviditeten udvikler sig. Skal der laves budget, forecast og en egentlig likviditetsprognose, er det en opgave, der ligger oven på controllerfunktionen.
Hvornår har et konsulenthus brug for månedsrapportering?
Det handler sjældent om antal medarbejdere alene. Det handler om, hvornår mavefornemmelsen ikke længere er nok. Her er fem tegn på, at I er vokset ud af et rent bilagsbogholderi:
- Partnerne spørger til tal, som ingen kan svare på med det samme. Fx hvilke kunder der giver bedst indtjening, eller hvad likviditeten er om 60 dage.
- I er flere konsulenter end for et år siden. Flere projekter og flere timer gør det sværere at overskue, hvor pengene bliver tjent.
- Fakturering bliver skubbet. Udført arbejde ligger og venter, fordi ingen følger systematisk op.
- Årsregnskabet kommer med overraskelser. Hvis resultatet først bliver tydeligt, når revisoren er færdig, er opfølgningen for sjælden.
- Ledelsesmødet bruger tiden på at finde tallene i stedet for at diskutere dem.
Genkender I to eller flere af punkterne, er det et godt tidspunkt at få en fast månedsrapport.
Bogholder eller controller: hvor går grænsen?
Bogholderen registrerer: bilag, fakturaer, løn, afstemning og moms. Controlleren analyserer: nøgletal, afvigelser og opfølgning. Det ene bygger på det andet, for en månedsrapport er kun så god som bogføringen under den.
Har I brug for at få det grundlæggende på plads først, har vi samlet en tjekliste til konsulenthusets bogholderi i e-conomic. Og vil I vide, hvordan vi arbejder som bogholder til konsulenthus, kan I læse mere på vores side om konsulenthuse.
Controller til konsulenthus i e-conomic: sådan arbejder vi
For de fleste konsulenthuse med 6 til 40 ansatte er en fuldtidsansat controller mere, end der er brug for. En ekstern controller giver jer opfølgningen hver måned, uden at I skal ansætte.
Sandgrav Solutions A/S har arbejdet med bogholderi siden 2012 fra Hillerød, og vi arbejder kun i e-conomic. I vores Controller-pakke får I alt det løbende bogholderi plus:
- en skræddersyet månedsrapport med nøgletal, hvor vi bruger AI. Rapporten er interaktiv, så I kan klikke fra et nøgletal ned til posteringer og bilag
- en halvårlig gennemgang af mulige omkostningsbesparelser
- overvågning og tilpasning af jeres digitale værktøjer
- ubegrænset support på mail og telefon.
Projektøkonomi kan indgå i Controller-rapporteringen, og hvilke nøgletal rapporten viser, kan tilpasses jeres forretning. I har en fast kontaktperson, der kender jeres virksomhed, og bag vedkommende står et fast team, så ferie og sygdom ikke giver huller i opfølgningen.
Vil I se, hvordan en månedsrapport kunne se ud for jeres konsulenthus? Book et møde, så kigger vi på jeres e-conomic og jeres behov.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad laver en controller i et konsulenthus?
En controller følger op på de bogførte tal hver måned og gør dem til beslutningsgrundlag for partnerne. Det omfatter typisk projektøkonomi, fakturering, debitorer, likviditet og afvigelser i forhold til tidligere perioder, samlet i en rapport, partnerne kan handle på. Bogholderen registrerer, controlleren forklarer.
Hvad er forskellen på en bogholder og en controller?
En bogholder sørger for, at tallene er rigtige, og en controller sørger for, at de bliver brugt. Bogholderen står for bogføring, afstemning og moms. Controlleren står for analyse, nøgletal og opfølgning.
Hvornår giver en ekstern controller mening for et konsulenthus?
Når partnerne mangler tal at styre efter. Det sker typisk, når I vokser i antal konsulenter, når projekter og fakturering bliver svære at overskue, eller når årsregnskabet kommer med overraskelser. En fuldtidsansat controller er ofte for meget, og med en ekstern løsning får I en fast kontaktperson og opfølgning hver måned.
Kan en controller følge projektrentabilitet og igangværende arbejde i e-conomic?
Ja, projektøkonomi kan indgå i Controller-rapporteringen. Rapporteringen kan tilpasses jeres forretning, fx med igangværende arbejde og indtjening pr. projekt. Det kræver, at jeres tidsregistrering og fakturering hænger sammen med e-conomic.
Hvilke nøgletal bør et konsulenthus følge hver måned?
Vi anbefaler udnyttelsesgrad, dækningsbidrag pr. kunde eller projekt, igangværende arbejde, debitorer og forfaldne fakturaer samt likviditet. Hvilke der er vigtigst, afhænger af jeres forretning og af, hvordan I fakturerer.
Hvordan hjælper en controller med likviditeten i et konsulenthus?
Med fast opfølgning på resultat, debitorer og likviditet hver måned. Controlleren holder øje med forfaldne fakturaer og rykkere, så pengene kommer ind. Skal der budget, forecast og likviditetsprognose til, kan det lægges oven på som et CFO-tillæg.
Hvad koster en ekstern controller?
Hos os koster Controller fra 13.500 kr./md. ekskl. moms til fast månedspris. Efter to måneder gennemgår vi de faktiske mængder og justerer prisen op eller ned, så ingen betaler for et gæt. Se priser og pakker, eller book et møde for et konkret tilbud.
