I et konsulenthus er timerne varen. Alligevel ender mange partnere med at se først sent på året, hvilke kunder der faktisk gav en god indtjening. Timerne er registreret. Projekterne er leveret. Fakturaerne er sendt, mere eller mindre. Men sammenhængen mellem de tre mangler, når tallene skal bruges til noget.
Det er her, bogholderiet enten hjælper eller står i vejen. Her går vi igennem, hvordan timer, projekter og fakturering hænger sammen i e-conomic, hvad der typisk går galt, og en konkret tjekliste før I sender den første faktura.
Hvorfor timer, projekter og fakturering skal hænge sammen
Når en konsulent skriver tid på et projekt, er det kun halvdelen af historien. Den anden halvdel er, om tiden bliver faktureret, om kunden betaler, og om projektet stadig giver den indtjening, I regnede med.
Uden den røde tråd sker der typisk tre ting:
- Udført arbejde ligger ufaktureret i uger eller måneder.
- Debitorerne fylder mere, end partnerne tror.
- Månedsrapporten viser omsætning, men ikke dækningsbidrag pr. kunde eller projekt.
Bogholderen kan ikke gætte sig til, hvilke timer der skal faktureres. Omvendt kan partnerne ikke styre forretningen på et regnskab, der kun viser, at bilagene er bogført.
Sådan ser flowet ud i praksis
Et flow, der virker, ser sådan her ud:
- Timer registreres på projekt og kunde.
- Fakturaen bygges ud fra det, der skal faktureres (fast pris, timepris eller a conto).
- Fakturaen sendes fra e-conomic med de rigtige momskoder og betalingsbetingelser.
- Indbetalinger matches, og det ufakturerede arbejde følges op hver måned.
Det lyder banalt. Det er det også, indtil nogen skifter projektsystem, glemmer en a conto-faktura, eller sender en faktura uden bankoplysninger på layoutet.
Vi arbejder kun i e-conomic. Timer og projekter kan komme fra det system, I allerede bruger. Det vigtige er, at faktureringen lander rigtigt i e-conomic, og at månedsafslutningen viser både faktureret, ufaktureret og det, kunden stadig skylder.
FAQ: Tjekliste før den første faktura i e-conomic
Inden den første rigtige kundefaktura går af sted, er der nogle ting, der skal være på plads. Mangler de, kan kunden ikke betale, eller rykkere går skævt senere.
Hvad skal være sat op før første faktura?
- Firmaoplysninger og CVR på fakturalayoutet
- Bankoplysninger (reg.nr. og kontonr., evt. IBAN) synlige for kunden
- Betalingsbetingelser (fx 8 eller 14 dage)
- Momskoder, der matcher det, I sælger
- Nummerserie, så fakturanumrene hænger sammen
- Kundekartotek med korrekt navn, CVR og e-mail
- Sprog og valuta, hvis I fakturerer uden for Danmark
Hvad går galt, når noget mangler?
Kunden kan ikke betale, hvis kontooplysningerne mangler. Rykkere rammer forkert, hvis e-mail eller kontaktperson ikke er sat. Momsen bliver forkert, hvis momskoden er sat til «uden moms» på noget, der skulle have moms. Og hvis nummerserien springer, bliver revisors arbejde unødigt tungt.
Skal den første faktura være perfekt?
Nej. Den skal være korrekt nok til, at kunden kan betale, og til at bogføringen kan følge den. Layoutet kan I finpudse senere. Bank, moms og kundedata kan I ikke.
Hvad en bogholder til konsulenter faktisk følger op på
Når bogholderiet kører, er det ikke kun bilag ind og bank afstemt. For konsulenthuse følger vi typisk op på:
- Igangværende arbejde og ufakturerede timer
- Fakturering i perioden og debitorer
- Dækningsbidrag pr. kunde eller projekt, når dataene er der
- Løn fra Salary afstemt i e-conomic
- Moms og månedsafslutning til aftalt tid
Vi bruger AI til rutinerne i bogføringen og rapporteringen. Det erstatter ikke den person, der kender jeres kunder og projekter. I får en fast kontaktperson, og bag vedkommende står et fast team, så ferie og sygdom ikke giver huller.
Hvornår giver det mening at outsource?
Hvis partnerne selv jager bilag og fakturaer om aftenen, er det et signal. Det samme er en månedsrapport, der kommer for sent til partnermødet, eller et år, der ser fint ud i januar og så skrider i debitorerne.
En ekstern bogholder til konsulenthuse kender timer- og projektøkonomi og arbejder kun i e-conomic. Pakkerne ligger på priser. Controller starter fra 13.500 kr. pr. måned ekskl. moms. Efter to måneder justerer vi efter de faktiske mængder.
Vil I hellere tale det igennem først, så book en uforpligtende snak.
Kort sagt
Timer uden fakturering er bare aktivitet. Fakturering uden opfølgning er bare postering. Når de tre ting hænger sammen i e-conomic, kan partnerne se, hvilke kunder der faktisk betaler sig, mens der stadig er tid til at gøre noget ved det.
