Personalehåndbog

Arbejdssted

Dit faste arbejdssted er

Centervænget 19, 2 sal

3400 Hillerød

Men da visse ydelser udbudt af virksomheden kan kræve, at du som medarbejder arbejder på en kundes adresse, vil du kunne opleve at have skiftende arbejdsadresser. De gældende adresser og tidspunkter aftales med din leder efter hensyn til det gældende kundeforhold.

Hjemmearbejde

Det er som udgangspunkt tilladt at arbejde hjemmefra 2 dage om ugen og hjemmearbejdsdage aftales løbende med nærmeste leder. Det tilskyndes, at du ved hjemmearbejde hjælper virksomheden med at overholde regler og retningslinjer fra Arbejdstilsynet. Se især (AT-vejledning 3.1.7 af 30/4-2022): Hjemmearbejde – Arbejdstilsynet (at.dk)

Ved hjemmearbejde skal gældende retningslinjer for informationssikkerhed og behandling af personoplysninger overholdes på fuldstændig samme vis, som ved arbejde i virksomhedens lokaler. Du har pligt til at opretholde samme niveau af databeskyttelse og følge de samme retningslinjer, som gælder på arbejdspladsen. Det vil sige, at du skal undgå at printe dokumenter der indeholder persondata eller anden fortrolig eller følsom information. Hvis det ikke kan undgås, skal dokumenterne enten låses inde på forsvarlig vis eller destrueres straks du har færdiggjort opgaven. Virksomheden vil løbende instruere alle medarbejdere i hvilke retningslinjer og arbejdsgange, der skal følges.

Af hensyn til forholdet til resten af virksomheden, dine kompetencer og udvikling og andre relevante faktorer, skal antallet af hjemmearbejdsdage afstemmes med din leder løbende.

Skønner din leder at du skal arbejde fra kontoret, er dette gældende.

Særlige Corona forhold: Alle arbejder hjemme i henhold til Sundhedsstyrelsens anbefalinger og virksomhedens løbende anvisninger. Du skal følge dig tryg på arbejdspladsen og kan du ikke det, er du fri til at udføre arbejdet hjemmefra i den udstrækning, det kan lade sig gøre i forhold til dine arbejdsopgaver. Særlige Corona forhold gælder først når virksomheden melder dette ud.

Arbejdstid

Din månedlige arbejdstid er som beskrevet i din kontrakt. Medmindre andet er aftalt i din kontrakt, har du flextid.

Er du ansat i en funktion, hvor din arbejdstid registreres med henblik på fakturering, følger du de til enhver tid gældende retningslinjer for registrering af arbejdstid.

Når du starter i virksomheden, vil du få en kort introduktion til, hvordan du registrerer din tid. Du SKAL registrere dine timer hver dag, inden du går hjem, så vi hele tiden har styr på tidsforbrug på de kundeopgaver du har ansvaret for. For nærværende (august 2022) skal flextimer registreres direkte i Salary app’en ligesom feriedage, feriefridage og sygedage skal lægges ind på daglig basis.

Din flexsaldo afregnes løbende. Som udgangspunkt SKAL saldoen holdes indenfor intervallet -15 / +30. Er der risiko for at disse værdier overskrides, skal nærmeste leder godkende alt fravær eller overarbejde. Kommer flexsaldoen i underskud af timer med mere end -15, kan man aftale følgende:

Flexsaldo > -15 timer          = indhent timer inden næste lønudbetaling

= nedskriv saldo ved brug af optjente feriedage

= nedskriv saldo ved løntræk i forholdet en-til-en

Flexsaldo > +30 timer         = afholdes som ferie/fridage og lægges i feriekalender

= udbetales med løn i forholdet en-til-en.

Virksomheden forbeholder sig ret til at fordele udbetalingen af flextimer over flere lønafregninger, hvis timerne til afregning overstiger det, der svarer til en halv månedsløn eller mere.

En flexsaldo, der bevæger sig ud over minus 15 timer eller plus 30 timer uden forudgående tilladelse fra nærmeste leder, regnes ikke for normalt fravær eller overarbejde.

Det vil sige, at evt. afspadseringstimer skal trækkes over næste lønafregning og evt. overarbejde som udgangspunkt ikke bliver registreret som sådan. Virksomheden sætter stor pris på, at du trækker et extra læs i perioder med meget arbejde og mange kunder, men vi bliver også nødt til at have styr på, hvor mange evt. fridage eller løntimer vi har ude.

Sørg derfor for at få lavet en aftale med din teamleder, inden det bliver et problem

Arbejdsrelateret kørsel

Med arbejdsrelateret kørsel menes kørsel foretaget i egen bil mellem arbejdspladsens adresse og kunder og mellem din hjemme adresse og direkte ud til kunder. Arbejdsrelateret kørsel skal indberettes i Salary med kundenavn på en note. I enkelte tilfælde, f.eks. ad hoc-opgaver afregnet på timebasis, skal den brugte kørselstid registreres som fakturerbar kørselstid i Timelog, hvis dette er i overensstemmelse med det aftalte kundeforhold. For at kunne modtage kørselsgodtgørelse skal kørslen foregå i bil indregistreret i dit – eller din ægtefælles navn. Hvis bilen ejers af din samlever, er det en forudsætning for din ret til kørselsgodtgørelse, at I har fælles økonomi. Du skal oplyse nummerpladen på din bil, når du registrerer dine kørte km i Salary, før du kan bede om kørselsgodtgørelse. Disse oplysninger bliver indberettet til Skat, og dermed står du selv inde for, at du ejer bilen efter gældende regler. Har du ikke mulighed for at køre i en bil, der følger disse regler, kan du ikke indberette de kilometer du kører.

Kørsel mellem hjem og arbejdsplads regnes ikke som arbejdsrelevant og godtgøres ikke af virksomheden. Den daglige kørsel fra hjem til arbejdspladsen kan til gengæld indberettes til Skat på din egen selvangivelse med henblik på kørselsfradrag. Det er ikke muligt at få kørselsgodtgørelse fra virksomheden for kilometer, der også indberettes til Skat som daglig befordring.

Nærmeste leder

Du referer i dagligdagen til din teamleder, men er samtidig underlagt firmaets CEO, som har det overordnede ansvar for alle ansatte og tilknyttede parter i Sandgrav Solutions A/S.

Er du teamleder eller stabsmedarbejder, refererer du direkte til firmaets CEO.

Parkering ved virksomhedens adresse

Parkering af motorkøretøjer skal ske efter de regler og retningslinjer, der gælder for området. Ved Centervænget er der som udgangspunkt fri parkering og rigeligt med parkeringspladser. Parkering sker på eget ansvar og eventuelle parkeringsbøder eller skader på parkeret biler er Sandgrav Solutions uvedkommende.

Sygdom

På arbejdsdage har du pligt til at melde dig syg straks, når du erkender, at sygdommen vil have indvirkning på dit arbejde. Medmindre noget uopsætteligt sker, så meldes sygdom telefonisk til nærmeste leder inden kl. 08.00 på første sygedag. Det er vigtigt for virksomheden, at vi registrerer sygdom umiddelbart efter den indtræffer. Ikke for at stille enkeltpersoner til regnskab, men af hensyn til kunder, arbejdsmiljøorganisationen, myndigheder og finansielle hensyn.

Af hensyn til kollegaer og arbejdet generelt, så ser vi gerne du følger dette råd:

Er du syg – så er du syg. Bliv derfor hjemme, indtil du er rask.

Arbejde under sygdom forlænger måske sygdomsforløbet – og kan forringe kvaliteten af arbejdet. Derfor vil vi hellere have, at du fokuserer på at blive rask. Derudover sidder vi tæt sammen i kontorerne og der er god mulighed for at andre kollegaer bliver smittet, når en medarbejder møder op syg. Dette vil vi naturligvis gerne undgå. Særlige Corona hensyn: Mød ikke op på arbejde med snue, hoste, ondt i halsen, feber og andet som kan sættes i forbindelse med Covid-19 symptomer. Hvis du er frisk nok til at arbejde, så gør det hjemmefra, indtil du er helt frisk.

Skyldes sygdommen fysiske udfordringer, som fx brækket ben, så finder vi en løsning. Med bakterielle sygdomme som forkølelse, influenza mv. må du blive rask igen, før du arbejder.

Sygdom registreres som ”sygdom” under ”fravær” i Salary. Du skal ikke skrive, hvad du fejler. Hvis du syntes, at der er behov for at din leder kender årsagen til din sygemelding, kan dette oplyses, når du ringer og melder dig syg. Hvis sygdomsforløbet er af længere varighed, kan vi være nødsaget til at spørge om flere oplysninger, herunder en lægeerklæring, i henhold til gældende regler for sygefravær.

Frokost/fortæring af fødevarer på arbejdspladsen

Du skal som udgangspunkt holde frokostpause og indtage din mad i kantinen. Du kan indtage diverse snacks ved dit skrivebord – det tilskyndes dog, at det sker under hensyntagen til og efter aftale med de kollegaer, du sidder i nærheden af. Samtidig opfordres du til at spise på en sådan måde, at dit elektroniske udstyr ikke lider overlast. Firmaet betaler for kaffe og the og disse, samt øvrige drikkevarer, kan uden videre indtages ved din arbejdsplads.

Alkohol, euforiserende stoffer og andre adfærdspåvirkende midler

Det er IKKE tilladt at indtage eller være påvirket af alkohol eller euforiserende stoffer, herunder også eventuelle lovlige varianter, i arbejdstiden eller på arbejdspladsen. Ved særlige lejligheder, hvor virksomheden selv byder deltagerne på alkohol, kan denne regel fraviges, men i alle andre tilfælde skal man som medarbejder have en klar forudgående aftale med en leder.

Møder man påvirket op på arbejdspladsen eller hos en kunde, er dette grund til bortvisning.

En sådan bortvisning vil øjeblikkeligt – og senest næste arbejdsdag, blive fulgt op med en uddybende samtale, hvor beslutning om det videre forløb skal tages

Er det nødvendigt at indtage og/eller være påvirket af adfærdspåvirkende midler, f.eks. stærk medicin, i arbejdstiden for Sandgrav Solutions, skal dette aftales på forhånd med nærmeste leder eller HR.

Omgangstone, krænkende adfærd m.m.

Selskabet ønsker et ordentligt arbejdsmiljø og vil derfor i videst muligt omfang agere ud fra viden og regler som defineret af Arbejdstilsynet. På hjemmesiden www.amid.dk findes den til enhver tid opdaterede information i form af viden, værktøj og regler om vejen til et godt arbejdsmiljø.

Det er en selvfølge, at man udviser hensyn og respekt for arbejdende kolleger og bestræber sig på at holde støjniveauet så lavt som muligt. Man må meget gerne søge hjælp hos kolleger ved spørgsmål, efter man selv har forsøgt at løse problemet, evt. ved hjælp af internettet. Hvis du selv kan finde svaret, er der jo ingen grund til at inddrage en kollega unødigt.

Alle private telefoner skal sættes på lydløs i arbejdstiden. Telefoner vi passer for kunder, skal ikke være på lydløs.

Hvis du har brug for at foretage – eller besvare private opkald, bedes du flytte samtalen hen til et område, hvor du ikke forstyrrer dine kollegaer.

Aggressiv adfærd og stødende eller krænkende seksuel adfærd tolereres ikke og kan i særlige tilfælde betyde bortvisning, hvis den øverste ledelse mener, at dette er nødvendigt af hensyn til den krænkede part og andre kollegaer. En sådan bortvisning vil øjeblikkeligt – og senest næste arbejdsdag, blive fulgt op med en uddybende samtale, hvor beslutning om det videre forløb skal tages. I værste fald kan aggressiv eller krænkende adfærd betyde afskedigelse af den pågældende medarbejder. Hvis du føler dig stødt, truet eller ydmyget på nogen vis af kollegaer eller kunders adfærd eller sprogbrug, skal du straks bringe sagen for din teamleder. Hvis teamlederen er en del af problematikken, skal du kontakte HR-medarbejderen eller virksomhedens CEO. Herfra vil sagen straks blive håndteret fortroligt og i henhold til arbejdstilsynets anbefalinger.

Arbejdsmiljø Organisation (AMO)

Virksomheden har nedsat en AMO i november 2019. AMO er pt. sammensat af virksomhedens CFO, en leder udpeget af CFO og en medarbejdervalgt repræsentant. Både mellemleder- og medarbejder repræsentant har gennemgået det lovpligtige Arbejdsmiljøkursus.

AMO har til formål løbende at drøfte diverse problemstillinger med henblik på at sikre et godt og sikkert arbejdsmiljø.

Du kan altid kontakte en AMO-repræsentant med forslag, eller hvis du ser et behov for at få kigget nærmere på bestemte arbejdsgange eller vil drøfte udfordringer, der kan påvirke de fysiske eller psykiske forhold på arbejdspladsen.

Vi opfordrer alle medarbejdere til at komme med forslag til forbedringer af både de fysiske og psykiske rammer, så vores arbejdsplads altid er i positiv udvikling og et godt sted at være.

Der er valg til AMO som medarbejderrepræsentant en gang årligt, hvor repræsentanter fra ledelse og mellemleder niveau også har mulighed for at træde ind eller ud.

AMO vil fremover lægge oplysninger om deres arbejde ned på fællesdrevet under ”Internt/Personale/AMO”

Arbejdspladsvurdering (APV)

Det er AMO’s ansvar at sikre, at en APV bliver udarbejdet og opdateret minimum hvert 3. år og løbende ved store ændringer i virksomhedens fysiske eller interne forhold.

Hensigten med en APV er, at virksomheden har et værktøj til at holde styr på vores arbejdsmiljø samt at sikre, at virksomheden sikkerheds- og sundhedsarbejde omfatter alle de væsentlige arbejdsmiljøproblemer. Du skal altid kunne finde den seneste APV på OneDrive under ”Internt/Personale/ APV”. Som medarbejder inddrages du i udarbejdelsen af virksomhedens APV og det er vigtigt, at du selv er aktiv i forhold til at gøre AMO opmærksom på faktorer, der påvirker arbejdsmiljøet i negativ retning.

Brug af private redskaber i forbindelse med arbejdet (telefon, computer m.v.)

Medmindre andet er aftalt, skal du bruge det udstyr, virksomheden har udleveret til dig. Bruger du, efter aftale, privat udstyr, så er detaljerne herom beskrevet i den aftale, du har lavet med din nærmeste leder eller virksomhedens direktør. Se også firmaets IT-Politik på OneDrive under ”Internt/Personale/ IT-Politik”, som du har pligt til at sætte dig ind i.

Behandling af persondata på udleveret udstyr og redskaber (GDPR)

Behandling af personoplysninger har længe været underlagt regler for, hvordan behandlingen må ske. Siden 25. maj 2018 har GDPR skærpet kravene yderligere.

Vi har i Sandgrav Solutions A/S databehandleraftaler med de virksomheder, vi benytter tjenester fra og vi har procesbeskrivelser på alle arbejdsgange, der omfatter personoplysninger. For at sikre, at vi overholder lovens krav, både i forhold til vores behandling af medarbejdernes personoplysninger og vores behandling af alle kundeforhold, benytter vi systemet Wired Relations til at procesbeskrive alle arbejdsgange, der omhandler personoplysninger.

Der hvor du, som medarbejder, skal være særlig opmærksom er, når du i løbet af din arbejdsdag bruger papir til at skrive følsomme oplysninger ned som noter. Se Datatilsynets vejledning på hvad personoplysninger er her: https://www.datatilsynet.dk/hvad-siger-reglerne/grundlaeggende-begreber-/hvad-er-personoplysninger

Det skal være muligt for dig at arbejde på den måde. Som hovedregel må du ikke efterlade det nedskrevne ude af dit opsyn på noget tidspunkt. Har du behov for at forlade følsomme oplysninger i papirformat fra din varetægt, skal det enten makuleres eller låses forsvarligt inde et sikkert sted.

Vi forventer, at du altid har fokus på overholdelse af den databeskyttelsesretlige regulering. Dette indebærer, at du altid er bevidst om din opbevaring, behandling og videresendelse af personoplysninger og andre oplysninger, der er beskyttelsesværdige.

Se virksomhedens IT-politik.

Alt data, der er arbejdsrelateret, skal gemmes på fællesdrevet, hvortil du har fået adgang og instrukser om registrering.  Manglende overholdelse af dette betragtes som brud på den interne sikkerhed.

Hvis du har arbejdsrelevant data, der ikke vedrører andre medarbejdere, såsom private koder, kan du gemme det på dit eget OneDrive, som ingen andre har adgang til. Intet skal som udgangspunkt gemmes på dit skrivebord eller på din laptop.

Du må ikke på noget tidspunkt give personer, der ikke er ansat i Sandgrav Solutions adgang til fællesdrevet og de oplysninger, der ligger der, medmindre de har en direkte og legitim interesse til adgang. Der er en fortrolighedsklausul i din ansættelseskontrakt, som til alle tider skal overholdes.

Du skal løbende og gerne ved udgangen til hver måned, gå dine mails igennem og systematisk slette alle mails, der indeholder følsomme oplysninger, jvf. Datatilsynets liste. Du skal også tømme papirkurven på din pc og ”slettet mails” mappen i Outlook, så oplysningerne ikke kan rekonstrueres efterfølgende. Følsomme- og fortrolige personoplysninger må kun mailes via en krypteret konto. For at sende en krypteret mail fra din sandgrav-mail adresse, skal du skrive ”Sikker mail” forrest i emnet feltet.

Hver gang du forlader dit skrivebord, skal du låse din pc!

Det er bøvlet, men god adfærd, da der indimellem er gæster i huset, og du kan sidde med kollegaer, der oftest ikke har adgang til de samme kunder, som du har.

På Windows-computere låses den med kombinationen: Windows tast + L

På Apple-computere låses den med kombinationen: CMD + CTRL + Q

Udførlige GDPR-retningslinjer og arbejdsgange er nærmere beskrevet i virksomhedens procedurebeskrivelser. Sørg for altid at holde dig opdateret med disse.

Fællesdrevet / OneDrive

”Sandgrav Solutions A/S/ Frederik Sandgrav- Delt med alle/ ”

Alle medarbejdere har som udgangspunkt adgang til virksomhedens fællesdrev.

Fællesdrevet er inddelt i kundemapper, hvor alle relevante oplysninger gemmes. Dette er for at sikre, at der bliver taget backup af alt, samtidig med at alle nødvendige oplysninger er tilgængelige for virksomheden. På denne måde kan virksomheden til enhver tid, udskifte medarbejdere på en eksisterende kunde, som så kan få adgang til alle relevante oplysninger. Dette sikrer, at vi ikke er sårbare i tilfælde af sygdom, ferie eller personaleudskiftninger.

Hvis en medarbejder gemmer vigtige kundeoplysninger og regnskabsdata på egen pc i stedet for på fællesdrevet, vil det blive betragtet som i modstrid med virksomhedens interesser. Derfor vil sådan adfærd kunne udløse en advarsel, der skal sikre at forholdet bliver ryddet op og bragt i orden.

Kommunikation med kunder

Kommunikation med kunder, uanset kommunikationskanal, skal udføres på den bedst mulige måde. Dette indebærer blandt andet, men ikke kun, at kunden kommunikeres med på en respektfuld og serviceminded måde, og, så vidt muligt, altid på nederste trin i konflikttrappen.

Kan en eventuel konflikt ikke løses i et respektfuldt toneleje og med rationelle og logiske argumenter, afbrydes kommunikationen med kunden og sagen overgives til nærmeste leder eller direktørerne.

Brug af e-mail, telefon, sociale medier og andre kanaler

Brug af personlig e-mail og sociale medier er ikke tilladt i arbejdstiden og skal derfor håndteres i din frokostpause eller hvis du har valgt at tage en selvbetalt pause. Virksomheden ser dog gerne, at du er aktiv på LinkedIn og støtter op om relevante opslag fra andre medarbejdere eller ledelse. Dette er naturligvis helt frivilligt.

Korte, personlige opkald kan håndteres i arbejdstiden, men under skyldig hensyntagen til dine kollegers arbejde -> så vidt muligt skal du forlade arbejdsområdet. Hvis opkaldet har en varighed på mere end et par minutter, så betragtes det som en pause og du skal tidsregistrere det som sådant. Samme regler gælder for rygepauser udenfor bygningen.

Procedurer for gentagne arbejdsopgaver (årsafslutning, moms m.v.)

På firmaets fællesdrev ligger dokumenter med faste procedurer for, hvordan vi i virksomheden laver visse arbejdsopgaver.

Grunden til vi har faste procedurer, er at vi skal følge de til enhver tid gældende regler og retningslinjer for vitale dele af den forretning, vi laver for vores kunder. Du skal sikre dig, at regler og deadlines overholdes i forhold til vores kunder og er du fraværende (sygdom eller ferie), så skal du aftale håndteringen med nærmeste leder.

Medarbejdersamtaler

Det er vigtigt for os, at du har det godt som medarbejder. Heri ligger også, at du har de redskaber og kompetencer, du har brug for, for at kunne løse dine opgaver. Din arbejdsbyrde vil ikke være konstant, men vil variere i takt med kundernes behov for vores arbejde.

Derfor har vi to spor i dine samtaler med din ledelse:

1. ugentlig dialog med din nærmeste leder. Dialogen kan være kort eller længere – det afhænger helt af situationen. Men det er vigtigt med gensidige tilbagemeldinger og det er vigtigt med gensidig ajourføring af nuværende og kommende kunde-opgaver.
2. en MUS-samtale om dig som medarbejder, din hverdag, din fremtid og hvad virksomheden kan gøre for dig. Denne samtale vil typisk være med din teamleder. Vi tilstræber, at denne type samtale sker mindst én gang årligt, og du vil blive varslet mindst 1 uge før, så du kan forberede dig.

Gode ting at huske:

Samtalerne er lige så meget til for dig, som for virksomheden.

Det er tilladt, og ønsket, at du også har lyst til, og er motiveret for, disse samtaler. Har du behov for yderligere samtaler med din nærmeste leder og/eller direktørerne, så aftal gerne hyppigere møder.

Virksomhedens behandling af dine følsomme oplysninger

Alle personoplysninger, som virksomheden enten har modtaget direkte fra dig – eller opnår kendskab til i løbet af dit ansættelsesforhold, vil blive behandlet fortroligt.

Med fortroligt menes, at disse oplysninger begrænses og behandles udelukkende af HR-afdelingen, som pt. består af en personaleansvarlig og en repræsentant for ledelsen. Derudover har virksomhedens ejer og CEO, Frederik Sandgrav, adgang til at tilgå det fortrolige HR-drev, som er adskilt fra virksomhedens øvrige fællesdrev.

Ansættelseskontrakter oprettes og fremsendes til underskrift i ”Contractbook”, som via deres databehandleraftale garanterer beskyttelse af alt gemt og behandlet data. Det er kun ovennævnte 3 personer, der har adgang til dette system via beskyttet adgangskode. Pas og straffeattest uploades i CLA Reply, som er vores sikre platform til opbevaring fortrolige personoplysninger.

Hvis du på et tidspunkt forlader virksomheden, vil alt overflødigt data blive slettet senest 3 mdr. efter sidste arbejdsdag. Med overflødige data menes alle oplysninger, der ikke er nødvendige for at kunne opretholde vores juridiske forpligtelser og legitime interesser, herunder behandling af evt. personalesager.

Alle oplysninger om tidligere medarbejdere slettes senest 5 år efter ansættelsesforholdets ophør i henhold til gældende lovgivning på området.

Du kan til enhver tid bede om indsigt i, hvilke oplysninger vi har opbevaret.

Dokumentation

Virksomheden har brug for at kunne dokumentere, at ansatte medarbejdere ikke har relevante strafbare forhold eller begår ny kriminalitet i løbet af ansættelsesforholdet. Dette har vi, fordi medarbejdere, der arbejder i Sandgrav Solutions, anses for at være betroet medarbejdere med adgange til mange fortrolige kunde- og virksomhedsoplysninger, herunder adgang til bank- og lønsystemer m.m. Arbejdets karakter kræver, at vi kan garantere at vores kunders økonomi er i sikre hænder. Derfor beder vi alle om at fremvise en opdateret straffeattest en gang. Alle medarbejdere har pligt til at oplyse, hvis de bliver dømt for et strafbart forhold i løbet af deres ansættelse.

Som medarbejder skal du kunne dokumentere, at du har dansk arbejdstilladelse.

Personalearrangementer

Firmaet har som målsætning at afholde ét arrangement i løbet af sommeren og én julefrokost i november/december. Deltagelse er frivillig og er således ikke at regne som arbejdstid, men det er samtidig et ønske fra firmaet, at flest mulige deltager, da det medvirker til at styrke det sociale samvær medarbejderne imellem. Da vi er en virksomhed i vækst, og der løbende kommer nye ansigter til, ser vi det som særligt vigtigt, at vi får nogle gode og hyggelige oplevelser sammen.

Firmaet bakker også op om tiltag af social karakter initieret af de ansatte.

Når tiden tillader det, bestræber vi os også på at holde et par teamevents hvert år. Disse ligger normalt udenfor arbejdstiden, men udgiften til aktivitet og mad dækkes af virksomheden.

Personalegoder

Vi har tilbud om tilmelding til privat sundhedsforsikring, som en del af ansættelsesforholdet. Tilbuddet træder i kraft, når du har været ansat i 3 måneder. Det er frivilligt, og hvis du ønsker at benytte ordningen, vil ordningen blive indberettet via lønnen som et personalegode, du bliver beskattet af efter de til enhver tid gældende takster. P.t. er beløbet 101,33 kr./md.

Forsikringen er tegnet hos Gjensidige og gælder ikke kun dig, men også dine børn, indtil de fylder 24 år, uanset bopæl. Forsikringsbetingelserne kan hentes her:

Sandgrav Solutions – Dokumenter >Internt > Personale> Sundhedsforsikring

Efter 9 mdrs. ansættelse optjener man retten til at holde barnets 1. sygedag.

Barnets 1. sygedag kan afholdes til barnet fylder 15 år. Har man brug for at være hjemme hos et sygt barn uden at disse betingelser er opfyldt, må man holde en fridag eller bruge af sin optjente flextid. Barnets 1. sygedag registreres under arbejdsgiverbetalt fravær i Salary med tekst i notefeltet ”Barnets 1. sygedag!

Skulle der opstå en situation, hvor du som medarbejder, føler dig presset til en udstrækning, hvor det påvirker dit privat- og/eller arbejdsliv, opfordrer vi dig til at kommunikere det til virksomheden via evt. din teamleder og personaleadministrationen. Vi kan ikke hjælpe dig, hvis ikke vi ved, hvordan du har det.

Vi har via vores sundhedsforsikring adgang til ” Den forebyggende Rådgivningslinje” som tilbyder rådgivning inden for trivsel og livsstil. Tanken med ordningen er at støtte og hjælpe medarbejdere, der måske føler sig låst fast i en negativ situation eller tankerække, eller måske føler sig stressramte udover det ”normale”.

Ordningen skal ikke erstatte psykologhjælp, som tilbydes i visse former via sundhedsforsikringen, men er udelukkende tænkt som en hjælpende hånd i en bedre retning, med fokus på dit arbejdsliv.

Arbejde på kundens adresse

Når du arbejder ude hos en kunde, som en del af en fast aftale, så gælder kundens regler og retningslinjer for adfærd. Det er dit ansvar som medarbejder at sætte dig ind i og overholde disse, ude hos kunden.

Oplever du, at du fra kundens side, føler dig presset til at overskride gældende regler og lovgivning, så skal du med det samme kontakte din nærmeste chef. Firmaet har indgået samhandelsaftaler med de enkelte kunder og derfor er det vigtigt, at vi i den forbindelse også overholder gældende lovgivning på vegne af kunden. Derfor vil din nærmeste chef eller selskabets CEO sikre dette, så du ikke føler en interessekonflikt i forhold til kunden.

Din arbejdsstation

Har du fået udleveret IT udstyr og andre redskaber, skal du være med til at vedligeholde disse. Det gælder softwareopdateringer, genstart af computeren, men også at udstyret vedligeholdes med desinficering og rengøring efter behov. God hygiejne på udstyr og skrivebord er ønsket.

Du har pligt til at opbevare alt elektronisk udstyr forsvarligt. Dette betyder også, at taske med laptop, høretelefoner, telefon mm. ikke må efterlades synligt i din bil, når du parkerer og at elektronisk udstyr ikke skal ligge i bilen om natten, hvor det kan blive udsat for kulde, fugt og tyveri.

Du skal holde dit arbejdsbord pænt og ryddet. Dels af hensyn til det visuelle, når der er gæster i huset, men også for din egen skyld arbejdsmæssigt. Følelsen af internt kaos kan skabe eksternt kaos -> hvilket kan lede til, at du kan blive presset unødigt.

Visse arbejdsstationer i huset er ment som ”flyver pladser”, da en del os ikke arbejder hver dag i huset. Disse flyver pladser skal stå klar til at modtage forskellige medarbejdere, så der altid er mulighed for at komme uanmeldt forbi kontoret og arbejde et par timer.

Mangler vi pludselig flyver pladser, skal en kollega kunne sætte sig ved dit bord (forudsat du ikke sidder der den dag) – hvilket også vil sige, at det skal være ryddet når du går hjem.

Alle ”faste” borde har en sort kasse stående ( og ellers kan du bede om en) og i den kan du pakke dine småting væk. Så hvis du har brug for guf, opladere, høretelefoner og mindre personlige ting – så skal de ned i kassen.

Vores hjemmeside

Som et led i virksomhedens legitime interesse, har vi brug for at kunne vise vores kunder, hvem vi er. Det er i virksomhedens interesse, at alle kunderne hurtigt kan finde deres tilknyttede bogholder og dennes kontaktoplysninger. Jf. din kontrakt, vil vi offentliggøre et professionelt portrætbillede, vi bekoster og som du selv har været med til at vælge, samt din arbejdsmail og dit telefonnummer. Du har ved din ansættelse besluttet, om du vil benytte dit eget telefonnummer i Sandgrav Solutions’ regi, eller om du vil have udleveret et firmanummer. Det nummer du har valgt, vil blive lagt op på hjemmesiden.

Udlevering af adresse til 3. part

Det sker, at en kunde eller samarbejdspartner kontakter virksomheden for at få udleveret en medarbejders hjemmeadresse med henblik på at sende en erkendelse i form af blomster eller lign.

Dette sker oftest ifm. runde fødselsdage eller andre særlige anledninger.

Hvis du er interesseret i at virksomheden formidler disse oplysninger videre, beder vi dig sende en mail til [email protected], hvor du giver tilladelse hertil. Har vi ikke sådan en tilladelse liggende, vil vi bede vedkomne om at sende gaven til virksomhedens adresse så du senere kan afhente den der.

Ferie og feriefridage

Når du planlægger at afholde ferie, skal du sende en anmodning til din teamleder med perioden i vores fælles feriekalender. Din teamleder skal godkende din anmodning, inden du kan afholde ferien. På denne måde kan både dit team, og virksomheden generelt, danne sig et overblik og få koordineret, hvem der kan holde ferie hvornår. Det er vigtigt, at kunderne påvirkes mindst muligt af vores ferieafvikling, og derfor skal ønsket ferie godkendes af din teamleder. Du skal sørge for, at kunden er orienteret om, hvornår du er væk, og du skal sørge for, at du får overdraget alle vigtige og forfaldne opgaver, der skal håndteres, mens du holder fri, til din leder.

Hvis du har optjent 5 feriefridage (den 6. ferieuge) bestemmer du selv, hvordan du vil afholde disse fridage. Feriefridage kan ikke overføres til næste ferieperiode og de udbetales ikke, hvis du stopper uden at have afholdt dem. Feriefridage tildeles årligt d. 01. maj, hvorved ikke-afholdte feriefridage nulstilles (går tabt)

Ved uheld eller akut sygdom

Hvis uheldet er ude og du skulle komme til skade eller blive alvorlig syg i løbet af din arbejdsdag, er det hensigtsmæssigt, at du har oplyst navn og kontaktoplysninger på dine nærmeste pårørende til vores personaleadministrator. Vi vil så være i stand til hurtigt at kontakte vedkomne, så de kan få besked om situationen og komme frem til dig hurtigst muligt.

Fridage

Som medarbejder i Sandgrav Solutions har du fri med løn d. 24. december og d. 31. december, samt alle nationale helligdage ifølge kalenderen. Du har ikke arbejdsgiverbetalte fridage d. 1. maj og Grundlovsdag d. 5. juni, da disse ikke regnes for nationale helligdage.

Virksomheden giver fri med løn til begravelser af ”nære kontakter”. Nære kontakter er: ægtefæller, børn, forældre, søskende, svoger og svigerinder.

Ved dødsfald blandt venner, fætre og kusiner m.fl. kan man bede om en selvbetalt fridag.

Fællesområder

Vi er mange mennesker, der deler vores fællesområder og kontorer. Derfor henstiller vi til, at alle aktivt deltager i den almene oprydning og orden. Vi har pt.  professionel rengøring en gang om ugen og der bliver køkken og toiletter naturligvis rengjort. Men i det daglige er vi fælles om at få fyldte skraldespande tømt og båret ned, sætte gang i opvaskemaskinen og tømme den, rense kaffemaskinen (hvis man er kaffe- eller kakao drikker) og i det hele taget sørge for at fjerne vores eget brugte service og affald fra borde mm.

Det er i alles interesse, at her er pænt og hyggeligt, og man må gerne være en god kollega og byde ind på fælles opgaver.

Krænkelsespolitik

I Sandgrav Solutions A/S ønsker vi, at medarbejderne har det godt, tør komme på arbejde og at de glæder sig til det. Det skal samtidig være et sikkert sted, både for ytringer og kropsligt.

Hvad kan gøre, at man føler sig krænket:

• Tilbageholdelse af nødvendig information
• Sårende bemærkninger
• Usaglig fratagelse eller reduktion af ansvar og arbejdsopgaver
• Bagtalelse eller udelukkelse fra det sociale og faglige fællesskab
• Angreb mod eller kritik af ansattes privatliv
• At blive råbt ad eller latterliggjort
• Fysiske overgreb eller trusler herom
• Fjendtlighed eller tavshed som svar på spørgsmål eller forsøg på samtale
• Nedvurdering af ansattes job, deres arbejdsindsats eller deres kompetence
• Krænkende telefonsamtaler
• Krænkende skriftlige meddelelser, SMS, billeder og videoer, herunder på sociale medier
• Ubehagelige drillerier
• Nedvurdering, fx på grund af alder, køn, kønsidentitet, seksuel orientering, etnicitet eller religiøs overbevisning
• Udnyttelse i jobbet, fx til private ærinder for andre.

Bemærk, at listen ikke er udtømmende.

Seksualpolitik

I Ligebehandlingsloven defineres seksuel chikane som “enhver form for uønsket verbal, ikke-verbal eller fysisk adfærd med seksuelle undertoner med det formål eller den virkning at krænke en persons værdighed, navnlig ved at skabe et truende, fjendtligt, nedværdigende, ydmygende eller ubehageligt klima”.

Der kan være tale om følgende handlinger:

• Uønsket seksuel opmærksomhed, fx kys, grænseoverskridende berøringer, ”gramsning”, klap, kommentarer, spørgsmål og opfordringer, telefonterror, e-mails eller breve, sjofle vittigheder, visning af pornografisk materiale.
• Seksuel tvang i form af trusler og bestikkelse for at opnå sex mod fx belønninger af arbejdsmæssig art.
• Kønschikane i form af adfærd af seksuel karakter, som nedværdiger og krænker andre på baggrund af deres køn.

Handlingerne kan således både være fysiske eller af verbal/nonverbal karakter. I de fleste tilfælde udøves seksuel chikane af mænd over for kvinder, men det er vigtigt at være opmærksom på, at mænd også kan udsættes for seksuel chikane.

I Sandgrav Solutions A/S er ovenstående og lignende adfærd uønsket.

Vi har en politik om, at ser man noget, så siger man noget. Alle henvendelser rettes til nærmeste leder. Er denne en del af problemet, skal man i stedet henvende sig til HR-medarbejderen eller virksomhedens CEO

Konflikter søges løst i mindelighed, ved mægling mellem parterne eller ved, at fjerne den krænkende part fra arbejdspladsen.

Det skal være tilladt – og det er ønsket – at man passer godt på hinanden.