Som näringsidkare får du ofta ett stort antal fakturor från dina leverantörer. Oavsett om du driver en liten eller stor organisation kan manuell registrering av dessa leverantörsfakturor leda till många timmars arbete. Därför finns det en mängd olika system där du kan skanna dina fakturor och ställa in automatiska flöden för dokumentskanning. Detta kommer att göra din vardag mycket enklare, och det bästa av allt är att du slipper det hårda, manuella skrivandet!
Om du vill veta mer om hur vi använder kupongskanning bäst på Sandgrav Solutions kan du kontakta oss här.
Som näringsidkare får du ofta ett stort antal fakturor från dina leverantörer. Oavsett om du driver en liten eller stor organisation kan manuell registrering av dessa leverantörsfakturor leda till många timmars arbete. Därför finns det en mängd olika system där du kan skanna dina fakturor och ställa in automatiska flöden för dokumentskanning. Detta kommer att göra din vardag mycket enklare, och det bästa av allt är att du slipper det hårda, manuella skrivandet!
Om du vill veta mer om hur vi på Sandgrav Solutions använder oss av kupongskanning på bästa sätt kan du kontakta oss här:
Hur hanterar du dina leverantörsfakturor med ett system för dokumentskanning?
För de av er som inte redan hanterar era leverantörsfakturor digitalt, låt oss reda ut det här. Ett skanningssystem har vanligtvis en eller flera av följande funktioner:
- Skanning av fakturor - läsning av fakturor utan manuell inmatning. Uppgifterna överförs till t.ex. ett redovisningssystem och dokumentet kan lagras i systemet eller på en extern plattform.
- Fakturahantering - möjlighet att skapa flöden för att säkerställa automatisk betalning av leverantörsfakturor i rätt tid.
- Godkännande av fakturor - ett godkännandeflöde där du eller andra personer i din organisation kan kontrollera att allt är korrekt innan betalning sker.
De många system som finns på marknaden har en mängd olika funktioner. Vissa system läser e-fakturor, har ett behörighetsflöde eller kan läsa produktlinjer. Det kan vara svårt att få en överblick över alla leverantörsfaktureringssystem på marknaden. Därför har vi sammanställt en omfattande guide som jämför de vanligaste fakturahanteringssystemen i Danmark.
Få en helhetsbild - vi jämför systemen
Det finns många lösningar på marknaden som kan förenkla hanteringen av dina leverantörsfakturor. Vissa är nya och innovativa aktörer på marknaden, medan andra har många år på nacken och har utvecklats med tiden. Vi har valt att jämföra företagen utifrån deras storlek, vilka de vänder sig till och vilka några av deras nuvarande kunder är. Få en översikt här:
[table id=1 /].
System för dokumentskanning - vad säger de?
Varför använda en programvara för skanning av leverantörsfakturor framför en annan? Vi frågade företagen själva vem deras system riktar sig till och vad som gör det unikt! Se alla svaren här:
Om företaget
Futurelink erbjuder Batchflow-lösningen. Det är ett enkelt, molnbaserat system för faktura- och dokumenthantering. Du betalar efter förbrukning och det finns ett antal integrationer med finansiella system.
Viktiga försäljningsargument
En enkel lösning med många möjligheter. Små och stora lösningar. Specialister på integration.
- Lösning för revisorer och små och medelstora företag inom transport, bygg och handel.
- Automatisk säkerhetskopiering och ett system som alltid fungerar som det ska
- Fakturor läses automatiskt och du betalar bara för det du använder.
Om företaget
DocuBizz kan beskrivas som intelligent fakturahantering. Tjänsten är molnbaserad och du kan komma igång inom en dag. Godkänn fakturor på språng med den smarta Docubizz-appen.
Viktiga försäljningsargument
DocuBizz har 15 års dansk erfarenhet av 100 % molnet och har specialiserat sig på just den här processen, vilket garanterar en unik, tillförlitlig och nyckelfärdig lösning.
- Lösningen lämpar sig för små och medelstora företag.
- Du får alltid ett lågt och fast pris utan extra kostnader.
- Enkelt system som ger dig en snabb överblick över alla leverantörsfakturor och deras status.
Om företaget
Digisense erbjuder Digiflow-lösningen som låter dig automatisera upp till 90 % av ditt manuella arbete med leverantörsreskontra. Kan integreras med flera finansiella system och är lätt att komma igång.
Viktiga försäljningsargument
DocuBizz har 15 års dansk erfarenhet av 100 % molnet och har specialiserat sig på just den här processen, vilket garanterar en unik, tillförlitlig och nyckelfärdig lösning.
- Lämplig för medelstora och stora organisationer där flera personer arbetar inom ledning, ekonomi och upphandling.
- Automatisk distribution som skickar dokumentet till rätt godkännare
- Intelligent skanning som läser hela dokumentet med möjlighet till fritextsökning.
Om företaget
Corpay One har funnits sedan 2016 och är ett av de mest innovativa systemen när det gäller att automatisera bokföring. Du sparar upp till 90 % i tid på manuellt arbete med leverantörsfakturor, verifikationer osv. Det är det enda systemet som kan betala räkningar automatiskt. Du kan läsa mer om Corpay One här
Viktiga försäljningsargument
Corpay One automatiserar alla dagliga ekonomiska uppgifter som datainsamling, betalning av räkningar, utgifter för anställda, bokföring och godkännande.
- Systemet kan användas av små och medelstora företag, bokhållare och revisorer.
- Intelligent kreditorhantering för att fastställa regler för skanning, godkännande och betalning.
- Avancerade arbetsflöden med många variabler, t.ex. belopp, fordringsägare osv.
Om företaget
EY e-invoice är en produkt från EY Online och erbjuds företag som använder e-conomic eller Reviso. Företaget kan hjälpa till både med EY e-invoice och med sin omfattande kunskap om bokföringsprogram och andra online-verktyg.
Viktiga försäljningsargument
Enkelt system med obegränsad inställning av arbetsflöden som sparar 80 % av de administrativa processerna.
- Användarvänligt system för små och medelstora företag
- Obegränsat stöd från ett erfaret team med full kunskap om redovisningssystem och bokföringsprinciper.
- Visualisering av avlästa data för snabbare och säkrare hantering av fordringsägare.
Om företaget
ELO föddes som ett arkiveringssystem för hantering av dokument. Med tiden har fler automatiseringsalternativ lagts till, t.ex. fakturahantering. Systemet fungerar på många marknader, men har t.ex. anpassats till den danska marknaden med en lösning för fakturahantering för t.ex. bokföringsföretag.
Viktiga försäljningsargument
Arkiveringssystem med fullständig spårbarhet och översikt samt ett brett baspaket med moduler för fakturahantering, kontrakt, personal och utbildning.
- Bra lösning för både medelstora och stora företag
- Ett brett baspaket för att hantera alla företagets dokument.
- Stor överblick med möjlighet att kommunicera internt i systemet.
Om företaget
Företaget är bara tre år gammalt och har redan en stor kundkrets av mikroföretag och revisorer. Systemet har de mest grundläggande funktionerna för att skanna och automatisera och är ett av de billigaste på marknaden - utan förbehåll.
Viktiga försäljningsargument
Ett effektivt system som gör det möjligt för mikroföretag att automatisera sin bokföring och registrering av verifikationer/leverantörsfakturor utan frustration.
- Perfekt för små företag (1-10 anställda) och revisorer
- Lätt att använda i farten och ger en snabb överblick
- Innovativ maskininlärning matchar faktura/kvitto med banktransaktioner
Om företaget
Sedan 1997 har Acubiz hjälpt företag att göra kostnadsförvaltningen enklare. Idag kan allt göras digitalt och företaget tillhandahåller intuitiva lösningar som tar hänsyn till alla delprocesser och administrativa uppgifter.
Viktiga försäljningsargument
Automatiserad hantering av utgifter och kostnadsfakturor med mobilt arbetsflöde och avancerade funktioner för godkännande och kontroll.
- Intuitiva lösningar för företag av alla storlekar
- Automatiskt och digitalt arbetsflöde och effektiv tillståndsprocess
- Endast en leverantör - Acubiz kontrollerar utvecklingen av sin lösning
Om företaget
Med mer än 15 år på marknaden har Fakturafil.dk utvecklat en tydlig och enkel lösning för att hantera dina leverantörsfakturor. Det tar bara 10 minuter att installera och sedan är du på väg att automatisera din bokföring. Du kan läsa mer om Fakturafil här.
Viktiga försäljningsargument
Billig läsning av fakturadata inklusive rader. Mycket flexibel med många integrationspunkter till externa system.
- Ett användarvänligt system som kan användas av alla typer av organisationer.
- En av de billigaste lösningarna på marknaden - alltid konsumtionsbaserad!
- Många möjligheter till justeringar och anpassningar
Om företaget
Continia har funnits i mer än 10 år och används av mer än 11 000 företag som använder Dynamics NAV/BC. Genom Microsofts partnerkanal är Continia mycket effektiv när det gäller att leverera, implementera och stödja lösningen för sina kunder.
Viktiga försäljningsargument
Vi hjälper organisationer att spara tid och pengar i ekonomiprocesser med lösningar som effektiviserar deras Microsoft Business Central.
- En lösning speciellt för företag med NAV och Business Central
- Systemet gör att du kan arbeta snabbare genom att effektivisera dokumenthanteringen.
- Alltid garanterad hjälp med installation och support
Om företaget
Faktura-Boks har sedan 1999 erbjudit en effektiv lösning för hantering av leverantörsfakturor. Systemet innehåller smarta funktioner för svåra situationer, och du kan alltid dra nytta av den kostnadsfria supporten.
Viktiga försäljningsargument
Den är snabb att implementera, användarvänlig, utbyggbar, multifunktionell, mångsidig, mycket lösningsorienterad och har gratis support.
- För företag inom sektorer som butiker, restauranger, hantverkare, bokföring osv.
- Ett system med god överblick och många funktioner som effektiviserar bokföringen.
- Alla fakturor visas på samma sätt och på ett enkelt sätt.
Om företaget
kaunt™ är ett intelligent AI-baserat verktyg som hjälper våra kunder med automatisering, ökad efterlevnad och exakta, kraftfulla analyser. kaunt™ lär sig av kundens historiska redovisningspraxis och sätter därifrån de finansiella processerna på autopilot och optimerar dem utan manuell inställning och underhåll.
Viktiga försäljningsargument
kauntTM - AI-baserad redovisning som är bättre än mänsklig prestation. Ingen manuell inställning.Ingen komplicerad integration. Inget underhåll. kaunt™ är till 100 % byggt på självlärande system.
- En lösning som används av 25 % av kommunen/regionen - nu börjar den privata marknaden.
- Ren automatisering - inget underhåll eller manuell inställning
- Ditt fakturaflöde kommer att baseras på artificiell intelligens
Om företaget
Centsoft har funnits i mer än 10 år. De har utvecklat ett kraftfullt men ändå enkelt system. Det gör det möjligt för både små och medelstora företag att arbeta effektivt med elektronisk fakturahantering.
Viktiga försäljningsargument
Centsoft Invoice är en modern och automatiserad AP-lösning online för effektiv hantering av leverantörsfakturor.
- Enkel lösning för små och medelstora företag
- Godkännande online av alla fakturor och automatisk bokföring i ekonomisystemet
- Ett transparent system som gör att du kan undvika administrativt dubbelarbete.
Om företaget
Företaget har åtta års erfarenhet och har under denna tid utvecklat ett tydligt system med några av marknadens lägsta priser. Med ScanOne kan bokhållare slippa hålla reda på sina kunders staplar av pappersarbete.
Viktiga försäljningsargument
Scan ONE kan spara upp till 70 % av arbetstiden för bokförare/revisorer som skriver manuellt.
- Ett digitalt bokföringssystem - lämpligt för revisorer och bokhållare
- Automatisk lossning och bokföring till bokföringen
- Enkel laddning med företagets gratis app
Om företaget
Navidoc har funnits i mer än 15 år och arbetar för att skapa ett användargränssnitt som är tydligt och lätt att använda för ickeekonomiskt kunniga användare. Lösningen syftar till att spara tid och pengar på administrativa uppgifter.
Viktiga försäljningsargument
Enkelt - användarvänligt - Finansiellt godkännandeflöde för digitalisering och automatisering av leverantörsfakturor, kostnadsfakturor och resefakturor. Alltid med obegränsat antal användare och fullständig spårbarhet.
- Särskilt lämplig för företag med fler än en godkännare eller för kreditorhantering.
- Ett tydligt system med många alternativ, t.ex. enkel skanning från mobilappen.
- Företaget har lång erfarenhet av ERP-integration.
Skanningssystem - Vad kostar det?
Det finns flera faktorer som spelar roll när du väljer ett nytt system för fakturaskanning för att förenkla din vardag. Några av dessa är systemets pris, hur lättillgängligt det är, hur mycket hjälp du kan få och hur snabbt du kan börja skanna och automatisera dina leverantörsfakturor.
Vi har jämfört systemen utifrån dessa mycket allmänna kriterier:
Skanning av fakturor från en leverantör kan ske var som helst och när som helst. Du kan också behöva en översikt över fakturorna när du är på resande fot. Det är därför viktigt att systemet är flexibelt och att du kan komma åt det från flera olika plattformar, till exempel en app. De allra flesta skanningssystem erbjuder en app.
Det kan vara komplicerat att skanna fakturor. Särskilt om du är nybörjare och inte revisor. Att använda ett nytt program kan också ha sina utmaningar. Därför är det generellt viktigt att kunna få rätt stöd. Alla företag har någon form av support - de flesta via telefon.
Priset är också en faktor. Som ensamföretagare har du kanske inte en så stor budget. Som en större organisation kanske du behöver en mer komplex lösning, men den måste också vara prisvärd för ditt antal användare osv. När du jämför priser bör du också titta på hur mycket som ingår i "grundpaketet". Vissa system är utformade för enbart fakturahantering, medan andra kan göra mycket mer - till exempel hantera kontrakt och andra HR-dokument.
Tid är pengar. Hur snabbt du är igång och kan börja arbeta spelar därför också stor roll. De flesta skanningssystem är igång inom några timmar eller över natten. Det som spelar roll är ofta hur "stor" lösning du behöver. Behöver du till exempel bara börja skanna fakturor här och nu? Eller behöver du först sätta upp flera skräddarsydda integrationer?
Skanning av dokument - Vilket skanningssystem ska jag välja?
Men vilket system ska du välja? Vill du ha ett extremt enkelt system som är avsett för små företag? Till exempel med en smart app och ett bra telefonsupportsystem där du kan få hjälp? Eller behöver du ett omfattande system med många funktioner, integrationer eller ultimat automatisering - ett som passar större företag? Ska det kunna läsa e-fakturor? Och är det ett måste att upptäcka bedrägerier?
Vi har jämfört alla system utifrån deras tekniska egenskaper:
Skanning av fakturor från en leverantör kan ske var som helst och när som helst. Du kan också behöva en översikt över fakturorna när du är på resande fot. Det är därför viktigt att systemet är flexibelt och att du kan komma åt det från flera olika plattformar, till exempel en app. De allra flesta skanningssystem erbjuder en app.
Det kan vara komplicerat att skanna fakturor. Särskilt om du är nybörjare och inte revisor. Att använda ett nytt program kan också ha sina utmaningar. Därför är det generellt viktigt att kunna få rätt stöd. Alla företag har någon form av support - de flesta via telefon.
Priset är också en faktor. Som ensamföretagare har du kanske inte en så stor budget. Som en större organisation kanske du behöver en mer komplex lösning, men den måste också vara prisvärd för ditt antal användare osv. När du jämför priser bör du också titta på hur mycket som ingår i "grundpaketet". Vissa system är utformade för enbart fakturahantering, medan andra kan göra mycket mer - till exempel hantera kontrakt och andra HR-dokument.
Tid är pengar. Hur snabbt du är igång och kan börja arbeta spelar därför också stor roll. De flesta skanningssystem är igång inom några timmar eller över natten. Det som spelar roll är ofta hur "stor" lösning du behöver. Behöver du till exempel bara börja skanna fakturor här och nu? Eller behöver du först sätta upp flera skräddarsydda integrationer?
Auktoriseringsflöde, integrationer och e-fakturering - vilka funktioner behöver du?
Det finns program för fakturaskanning som är mer automatiserade än andra. Det innebär att du inte bara kan skanna dina leverantörsfakturor, utan också ställa in automatiska flöden så att du behöver göra ännu mindre manuellt arbete. De många funktionerna i dessa system gör det lättare för dig att hålla koll på dina leverantörsfakturor - och i slutändan blir din bokföring mer optimal och effektiv.
OCR-tekniken är programmets skanningsmotor. Det är den som gör att dina leverantörsfakturor kan läsas korrekt.
En e-faktura, även kallad elektronisk faktura, är en faktura som uteslutande utbyts digitalt. Det innebär att det inte finns något fysiskt dokument som ska skannas. Otroligt många leverantörsfakturor skickas på detta sätt, och därför är det viktigt att programmet kan hantera dem.
Genom att läsa artikelrader underlättar du bokföringen av specifika poster.
Att matcha poster med inköp kan vara en fördel om du vill matcha leverantörsfakturan med den inköpsorder du har i ditt system.
Upptäckt av bedrägerier kan göras på flera olika sätt. Med de flesta program är du säker på att systemet inte kommer att överföra pengar till ett konto som inte finns under en kund i systemet.
Godkännandeflöde är bra att ha om det finns flera personer i din organisation som måste godkänna betalningen av en leverantörsfaktura innan den faktiskt betalas. Med ett optimerat godkännande av fakturan skickas den till rätt personer innan betalningen görs.
Integrationer gör vardagen enklare. Detta gäller även för så kallade scanning- eller fakturahanteringssystem. De vanligaste integreringarna är med redovisningssystem, betalningsmoduler, e-post och lagringsplattformar som DropBox och Office. Praktiskt taget alla organisationer erbjuder integrationer till ERP och till olika tredjepartslösningar. De större och mer avancerade systemen på marknaden kan erbjuda dig en skräddarsydd integration till det system du väljer.
Hur du väljer det system du föredrar för skanning av leverantörsfakturor
Innan du väljer faktureringsprogram bör du tänka på dina behov. Behöver du några få nyckelfunktioner eller behöver du ett system som kan mycket?
Vilket system som är rätt för din organisation beror också på företagets storlek.
Ett system som Kontolink är särskilt inriktat på små företag med 0-10 anställda eller bokförare. Andra system som riktar sig specifikt till revisorer och bokförare är: ScanOne, Futurelink och EY e-invoice.
Det finns många små och medelstora företag. Därför finns det också en hel del system som motsvarar deras behov. Bland dessa finns Docubizz, EY e-invoice, Acubiz, Centsoft och Corpay One.
För större organisationer finns det också flera bra lösningar på marknaden. System som Digiflow och ELO Digital Office är särskilt inriktade på större organisationer. Digiflow är särskilt avsett för fakturahantering, medan ELO faktiskt kan erbjuda fler alternativ för HR, utbildning och avtal.
Sist men inte minst finns det också lösningar på marknaden som passar alla typer av företag, oavsett storlek. Dessa inkluderar: Invoice File, Invoice Box och Navidoc.
Det finns alltså många alternativ för en optimal lösning, oavsett hur din verksamhet ser ut och vilka behov du har. Använd vår guide för att jämföra dem utifrån vad som är viktigast för dig - oavsett om det är månadspriset eller hur snabbt du är igång! Det är upp till dig att bestämma.
Har vi väckt ditt intresse för dokumentskanning? Kontakta oss för att ta reda på hur vi kan hjälpa dig.
