Kontorrobot i digital bokføring – automatisering på sitt beste

16/9-2022 - skrevet av Frederik Kromann

Kontorroboter hjelper deg med bokføringen – så effektivt som mulig!

Vi har valgt ut 3 roboter som vi gjerne vil snakke om. De hjelper oss å sikre at bokføringen vår går som smurt.

Hva ER egentlig en kontorrobot – og kan den hjelpe i bokføringen din?

Men først og fremst bør vi kanskje forklare hva slags størrelse en kontorrobot faktisk er: Tenk deg at du har en ansatt som gjør AKKURAT det du har bedt ham om. Dag ut og dag inn – UTEN å gjøre feil.

Dessverre er det bare ett problem. Personen kan ikke tenke selv i det hele tatt, så du må være veldig presis i forklaringen din. Det er du har å gjøre med en ansatt som egentlig bare er et stykke programvare som beveger musen og bruker tastaturet ditt uten at du trenger å gjøre noe. Det er roboten kjører dag og natt og gjør akkurat det du har beskrevet at den skal gjøre. Din store utfordring består i å finne oppgaver som er regel- og logikkbaserte.

Vi bruker roboter på toppen av E-Conomic og har et stort antall oppgaver som løses automatisk hver dag hele året. Alle våre roboter er utviklet av https://officebot.dk/ – slik at vi kan konsentrere oss om det vi er best på. Å tilby en virtuell økonomifunksjon til våre kunder.

RPA kontorrobot

Bruk kontorroboter for å øke effektiviteten

1. Innskuddsboten

Innskuddsroboten ser i bankavstemmingen din. Vi sørger for at kundene KUN betaler med felles innskuddskort +71. Dette betyr at hver betaling har en unik nummerkombinasjon bestående av fakturanummer og et kontrollsiffer. Dette betyr at kontorroboten gjør følgende:

  1. logg inn på e-conomic
  2. Går til bankavstemming
  3. Finner alle FIK-betalinger
  4. Rydder dem på debitornivå
  5. Overfører oppføringene til et utkast
  6. Legg ut utkastet

 

Innskuddsrobot
Slik er prosessen med en innskuddsrobot

2. Regnskapsførerroboten

Faktisk har innskuddsroboten allerede benyttet seg av en funksjon som vi ofte bruker isolert. Det er kassejournal-regnskapsroboten. Har du systemer for flytting av kunder fungerer disse ofte kun dersom det er skrevet ut poster i kassa.

Det kan være at du har Farpay til å ta seg av betalingene dine, men et helt annet system for å håndtere påminnelsene. I den situasjonen er det smart å ha en kontorrobot som legger ut utkastene.

Vi bruker Novemberfirst til å betale leverandørfakturaer. Selve betalingen legges i eget utkast. Her er det smart at en kontorrobot legger ut dette utkastet fortløpende slik at første november kan se at det ikke er åpne leverandørfakturaer.

3. Bankdataroboten

Denne roboten er en av de aller beste vi har. Hvis du er en erfaren bruker av e-conomic, bruker du sannsynligvis allerede bankavstemmingsmodulen deres. Hvis du IKKE gjør det ennå - så er det en stor feil. Det er avgjørende for effektiv bokføring at du har kontroll over denne delen.

Når du endelig har begynt å bruke bankavstemmingen, begynner problemene:

  1. Enten må du manuelt laste ned en csv-fil fra nettbanken din som du laster opp
  2. Alternativt bruker du e-conomics smartbank-funksjonen

Dessverre er det slik at smartbankmodulen er avhengig av noe som heter Aiia. Og en gang i blant er det raper i deres såkalte API. Dette kan føre til at dataene du ser i bankavstemmingen ikke er fullstendige. Det kan også være at du sletter en oppføring. Det er uansett mange muligheter for feil som gjør at du ikke alltid kan stole på bankavstemmingen.

Det betyr at du ender opp med å logge inn på nettbanken din for å validere tallene og forsikre deg om at banken din virkelig er enig.

Heldigvis fikk vi officebot til å lage en robot som gir oss et dashbord som sammenligner bankens saldo med saldoen som bankavstemmingsmodulen i e-conomic mener den er. Det er det er ikke en avstemning av om oppslaget stemmer, men bare en avstemning av om bankavstemmingsmodulen har gyldige data.

Vi har rett og slett opplevd alt for mange ganger at vi syntes bankavstemmingen var OK, og i ettertid viste det seg ikke å være tilfelle. Derfor har vi investert i denne roboten. Nå slipper vi å bruke tid på å logge inn i kundenes banker for å sikre at vi har bankdata under kontroll. Med officebot-løsningen har vi sørget for at den ALLTID er under kontroll.

3 gode tips når du starter med din første kontorrobot

1. Bare hopp ut i det - Det skader ikke å komme i gang - det er bare veldig viktig at du kommer i gang slik at du kan få litt erfaring

2. Velg en forretningspartner slik at du ikke trenger å begynne å utvikle kontorroboter selv – det er altfor langdrygt

3. Øyehøyde – sørg for at du er i stand til å informere kundene dine om alternativene på en enkel og forståelig måte

 

 

 

Skrevet av:

Frederik Sandgrav

Frederik Sandgrav

Frederik, også kjent som "Den luddovne bogholder" har over 10 års erfaring med digitalisering og automatisering av bokføring

Se mer fra bloggen vår:

Frederik Sandgrav

Hva sier du til å motta nyhetsbrevet vårt?