Din guide til valg av skannings- og automatiseringssystemer

Fakturahåndtering

Arkivfoto

Som næringsdrivende mottar du ofte mange fakturaer fra leverandørene dine. Enten du driver en liten eller stor bedrift, kan det ta mange timers arbeid å registrere disse leverandørfakturaene manuelt. Derfor finnes det en rekke forskjellige systemer der du kan skanne fakturaene dine og sette opp automatiske dokumentskanningsflyter. På den måten gjør du hverdagen mye enklere, og best av alt – du slipper det harde, manuelle nøkkelarbeidet!

Ønsker du å høre mer om hvordan vi bruker bilagsskanninger best hos Sandgrav Solutions, kan du kontakte oss her

Som næringsdrivende mottar du ofte mange fakturaer fra leverandørene dine. Enten du driver en liten eller stor bedrift, kan det ta mange timers arbeid å registrere disse leverandørfakturaene manuelt. Derfor finnes det en rekke forskjellige systemer der du kan skanne fakturaene dine og sette opp automatiske dokumentskanningsflyter. På den måten gjør du hverdagen mye enklere, og best av alt – du slipper det harde, manuelle nøkkelarbeidet!

Ønsker du å høre mer om hvordan vi bruker bilagsskanninger best hos Sandgrav Solutions, kan du kontakte oss her:

Hvordan håndteres din leverandørfaktura med et bilagsskanningssystem?

For de av dere som ikke allerede er i gang med digital håndtering av leverandørfakturaene deres, må vi ha det fikset. Et skannesystem har vanligvis en eller flere av følgende funksjoner:

  • Fakturaskanning - lesing av fakturaer/fakturaer uten manuell skriving. Data overføres til f.eks. regnskapssystem og dokumentet kan lagres i systemet eller på en ekstern plattform.
  • Fakturahåndtering – mulighet for å sette opp flyter som sikrer rettidig og automatisk betaling av dine leverandørfakturaer.
  • Fakturagodkjenning - godkjenningsflyt hvor du eller andre i bedriften kan sørge for at alt er riktig før betaling.

De mange systemene som er tilgjengelige på markedet har et vell av forskjellige funksjoner. Noen systemer leser e-fakturaer, har godkjenningsflyter eller kan lese varelinjer. Det kan være vanskelig å få oversikt over alle leverandørfakturasystemene som finnes på markedet. Derfor har vi satt sammen en omfattende guide som sammenligner de mest brukte systemene for fakturahåndtering i Danmark.

Få full oversikt – vi sammenligner systemene

Det finnes mange løsninger på markedet som kan forenkle håndteringen av dine leverandørfakturaer. Noen er nye og innovative aktører i markedet, mens andre går mange år tilbake og har utviklet seg over tid. Vi har valgt å sammenligne selskapene på størrelse, hvem de henvender seg til og hvem noen av deres nåværende kunder er. Få en oversikt her:

[tabell-ID = 1 /]
Fakturabehandling – Tabell 1

Dokumentskanningssystemer – hva sier de selv?

Hvorfor bruke den ene programvaren for fakturaskanning fra leverandøren fremfor den andre? Vi har spurt selskapene selv hvem systemet deres henvender seg til og hva som gjør det unikt! Se alle svarene her:

Claus Christoffersen

ADMINISTRERENDE DIREKTØR

Om selskapet

Futurelink tilbyr løsningen Batchflow. Det er et enkelt og skybasert system for faktura- og dokumenthåndtering. Du betaler etter forbruk, og det finnes en rekke integrasjoner til økonomisystemer.

Viktig salgsargument

Enkel løsning med bredde og dype muligheter. Små og store løsninger. Integreringsspesialist.

Mads Toksværd

Grunnlegger / administrerende direktør

Om selskapet

DocuBizz kan beskrives som intelligent fakturahåndtering. Tjenesten er skybasert og du kan komme i gang på én dag. Godkjenne bl.a. fakturaer på farten med den smarte Docubizz-appen.

Viktig salgsargument

DocuBizz har 15 års dansk 100 % Cloud-erfaring, spesialisert i denne prosessen, noe som sikrer en unik, pålitelig og nøkkelferdig løsning.

Henrik Kruse

ADMINISTRERENDE DIREKTØR

Om selskapet

Digisense tilbyr Digiflow-løsningen, som lar deg automatisere opptil 90 % av ditt manuelle arbeid med leverandørregnskap. Integrerbar med flere økonomisystemer og enkel å komme i gang med

Viktig salgsargument

DocuBizz har 15 års dansk 100% Cloud-erfaring, med spesialisering i denne spesielle prosessen, som Profesjonell bedriftstilpasset godkjenningsflyt for digitalisering og automatisering av kreditordokumenter med et ubegrenset antall brukere. Dette sikrer en unik, pålitelig og nøkkelferdig løsning.

Cathrine Andersen & Christian Rasmussen

Medgründere

Om selskapet

Corpay One har eksistert siden 2016 og er et av de mest innovative systemene når det kommer til bokføringsautomatisering. Du sparer opptil 90 % i tid på manuelt arbeid med leverandørfakturaer, bilag osv. Er det eneste systemet som kan betale regninger automatisk. Du kan lese mer om Corpay One her

Viktig salgsargument

Corpay One automatiserer alle de daglige økonomiske oppgavene som datalesing, regningsbetaling, ansattes utlegg, regnskap og godkjenning.

Babak Azmoudeh

Seniorkonsulent

Om selskapet

EY e-faktura er et produkt fra EY Online og tilbys bedrifter som bruker e-conomic eller Reviso. Selskapet kan både bistå med EY e-faktura samt deres omfattende kunnskap om regnskapsprogrammer og andre nettbaserte verktøy.

Viktig salgsargument

Enkelt system med bl.a. ubegrenset oppsett av arbeidsflyter – sparer deg for 80 % av administrative prosesser.

Eva L. Hansen

Forretningsutvikler

Om selskapet

ELO ble født som et arkivsystem for dokumenthåndtering. Over tid er det bygget flere automatiseringsmuligheter på bl.a. fakturahåndtering. Systemet opererer i mange markeder, men er f.eks. tilpasset det danske med en fakturahåndteringsløsning for bl.a. regnskapsfirmaer.

Viktig salgsargument

Arkiveringssystem med full sporbarhet og oversikt samt bred grunnpakke med moduler for fakturahåndtering, kontrakter, HR og kurs.

Kim Agger, Jens Sørensen & Steffen Ekelund

Grunnleggere

Om selskapet

Det kun 3 år gamle selskapet har allerede en stor kundebase av mikrobedrifter og regnskapsførere. Systemet har de mest grunnleggende funksjonene for skanning og automatisering og er et av de billigste på markedet – uten binding.

Viktig salgsargument

Effektivt system som lar mikrobedrifter automatisere sin regnskapsføring og registrering av bilag/leverandørfakturaer uten frustrasjon.

Anders Friis

CMO

Om selskapet

Siden 1997 har Acubiz hjulpet bedrifter med å gjøre utgiftsstyring enklere. Alt kan gjøres digitalt i dag og selskapet leverer intuitive løsninger som tar hensyn til alle delprosesser og administrative oppgaver.

Viktig salgsargument

Automatisk håndtering av utlegg og kostnadsfakturaer med mobil arbeidsflyt og mulighet for avansert godkjenning og kontroll.

Michael Olsen

Eier/gründer

Om selskapet

Med mer enn 15 år på markedet har Fakturafil.dk utviklet en oversiktlig og enkel løsning for håndtering av dine leverandørfakturaer. Oppsettet tar kun 10 minutter, og så er du i gang med å automatisere bokføringen. Du kan lese mer om Fakturafil her.

Viktig salgsargument

Billig lesing av fakturadata inkludert linjer. Super fleksibel med mange integreringspunkter for eksterne systemer.

Kim Dalsgaard Christensen

CCO

Om selskapet

Continia har eksistert i mer enn 10 år og brukes av mer enn 11 000 selskaper som driver Dynamics NAV / BC. Via Microsofts partnerkanal er Continia ekstremt effektiv med å levere, implementere og supportere løsningen med sine kunder.

Viktig salgsargument

Vi hjelper organisasjoner med å spare tid og penger i økonomiske prosesser med løsninger som effektiviserer deres Microsoft Business Central.

Lena Blad Larsen

Seniorkonsulent

Om selskapet

Siden 1999 har Faktura-Boks tilbudt en effektiv løsning for håndtering av leverandørfakturaer. Systemet inkluderer smarte funksjoner for vanskelige situasjoner, og du kan alltid dra nytte av den gratis støtten.

Viktig salgsargument

Det er raskt å implementere, brukervennlig, kan utvides med flere funksjoner, håndtere flere kontoer, svært løsningsorientert og med gratis support.

Signe Martha Lund

Executive konto

Om selskapet

kaunt ™ er et intelligent AI-basert verktøy som hjelper våre kunder med automatisering, økt samsvar og nøyaktige effektive analyser. kaunt ™ lærer av kundens historiske regnskapspraksis og setter herfra de økonomiske prosessene på autopilot og optimerer disse uten manuelt oppsett og uten vedlikehold.

Viktig salgsargument

kaunt TM - AI-basert regnskap over menneskelig ytelse. Ingen manuell oppsett. Ingen kompleks integrasjon. Ingen vedlikehold. kaunt ™ er 100 % bygget på selvlærende systemer.

Sofia Thomasson

Markedsføringssjef

Om selskapet

Centsoft har eksistert i mer enn 10 år. De har utviklet et kraftig, men likevel enkelt system. Det lar både små og mellomstore bedrifter jobbe effektivt med elektronisk fakturahåndtering.

Viktig salgsargument

Centsoft Invoice er en moderne og online AP automatisk løsning for effektiv håndtering av leverandørfakturaer.

Om selskapet

Selskapet har åtte års erfaring og har i løpet av den tiden utviklet et håndterbart system med noen av de laveste prisene på markedet. Med ScanOne kan regnskapsførere slippe å holde styr på kundenes papirbunker.

Viktig salgsargument

Scan ONE kan spare regnskapsførere/regnskapsførere for opptil 70 % av arbeidstiden på manuelt nøkkelarbeid .

Michael Ravn

Salgssjef

Om selskapet

Navidoc har eksistert i mer enn 15 år og jobber for å lage et brukergrensesnitt som er håndterbart og også enkelt å bruke for ikke-økonomiske brukere. Løsningen har som mål å spare tid og penger på administrative oppgaver.

Viktig salgsargument

Enkel - Brukervennlig - Økonomisk godkjenningsflyt for digitalisering og automatisering av kreditorbilag, kostnadsfakturaer, reisebilag. Alltid med ubegrenset antall brukere og full sporbarhet.

Skannesystemer - Hvor mye koster det?

Det er flere faktorer som spiller inn når du skal velge et nytt bilagsskanningssystem som skal gjøre hverdagen din enklere. Noen av disse er kostnadene for systemet, hvor lett tilgjengelig det er, hvor mye hjelp du kan få og hvor raskt du er i ferd med å skanne og automatisere leverandørfakturaene dine.

Vi har sammenlignet systemene på disse svært generelle kriteriene:

Fakturabehandling – Tabell 2

Skanning av fakturaer fra en leverandør kan gjøres hvor som helst, når som helst. Du kan også trenge en oversikt over fakturaene mens du er på farten. Det er derfor viktig at systemet er fleksibelt og at du får tilgang til det fra flere plattformer, f.eks. en app . De aller fleste skannesystemer tilbyr appen.

Fakturaskanning kan være komplisert. Spesielt for deg som er nybegynner og ikke regnskapsfører selv. Å bruke et nytt program kan også ha sine utfordringer. Derfor er det generelt viktig å kunne få riktig støtte . Alle bedrifter har en eller annen form for support – de fleste på telefon.

Pris spiller også en rolle. Som enkeltmannsforetak har du kanskje ikke det store budsjettet. Som et større selskap kan det hende du trenger en mer komplisert løsning, men den må også være rimelig for ditt antall brukere osv. Når du sammenligner prisen bør du også se på hvor mye som er inkludert i "grunnpakken". Noen av systemene er utelukkende ment for fakturahåndtering, mens andre kan mye mer – f.eks. håndtering av kontrakter og andre HR-dokumenter.

Tid er penger. Hvor fort du beveger deg betyr derfor også mye. De fleste skannesystemer er oppe og går i løpet av timer eller fra dag til dag. Det som betyr noe er ofte hvor "stor" løsning du trenger. For eksempel bør du bare begynt å skanne fakturaer her og nå? Eller bør flere tilpassede integrasjoner settes opp først?

Dokumentskanning - Hvilket skannesystem bør jeg velge?

Men hvilket system bør du velge? Vil du ha en som er ultra enkel og rettet mot små bedrifter? For eksempel. med en smart app, og en god telefonstøtte hvor du kan få hjelp? Eller trenger du et omfattende system med mange funksjoner, integrasjoner eller ultimat automatisering – et som passer for større bedrifter? Skal den kunne lese e-fakturaer? Og er det et must at det er svindeloppdagelse?

Vi har sammenlignet alle systemene på deres tekniske egenskaper:

Fakturabehandling - Tabell 3

Skanning av fakturaer fra en leverandør kan gjøres hvor som helst, når som helst. Du kan også trenge en oversikt over fakturaene mens du er på farten. Det er derfor viktig at systemet er fleksibelt og at du får tilgang til det fra flere plattformer, f.eks. en app . De aller fleste skannesystemer tilbyr appen.

Fakturaskanning kan være komplisert. Spesielt for deg som er nybegynner og ikke regnskapsfører selv. Å bruke et nytt program kan også ha sine utfordringer. Derfor er det generelt viktig å kunne få riktig støtte . Alle bedrifter har en eller annen form for support – de fleste på telefon.

Pris spiller også en rolle. Som enkeltmannsforetak har du kanskje ikke det store budsjettet. Som et større selskap kan det hende du trenger en mer komplisert løsning, men den må også være rimelig for ditt antall brukere osv. Når du sammenligner prisen bør du også se på hvor mye som er inkludert i "grunnpakken". Noen av systemene er utelukkende ment for fakturahåndtering, mens andre kan mye mer – f.eks. håndtering av kontrakter og andre HR-dokumenter.

Tid er penger. Hvor fort du beveger deg betyr derfor også mye. De fleste skannesystemer er oppe og går i løpet av timer eller fra dag til dag. Det som betyr noe er ofte hvor "stor" løsning du trenger. For eksempel bør du bare begynt å skanne fakturaer her og nå? Eller bør flere tilpassede integrasjoner settes opp først?

Godkjenningsflyt, integrasjoner og E-faktura – hvilke funksjoner trenger du?

Du finner programvare for fakturaskanning som er mer automatisert enn andre. Det vil si hvor du ikke bare kan skanne leverandørfakturaene dine, men også sette opp automatiserte flyter, slik at du må gjøre enda mindre manuelt arbeid. Systemenes mange funksjoner gjør det enklere for deg å holde styr på dine leverandørfakturaer – og til slutt blir bokføringen din mer optimal og effektiv.

OCR-teknologi er skannemotoren til programmet. Det er den som gjør at leverandørfakturaene dine kan leses riktig.

En faktura, også kalt elektronisk faktura, er en faktura som utveksles utelukkende digitalt. Det vil si at det ikke er noe fysisk dokument som skal skannes. Det sendes utrolig mange leverandørfakturaer på denne måten, og derfor er det også viktig at programmet kan håndtere dem.

Lese varelinjer gjør det enklere å legge ut spesifikke varer.

Å matche varelinjer med innkjøp kan være en fordel dersom du ønsker å matche leverandørfakturaen med innkjøpsordren du har i systemet ditt.

Svindeloppdagelse kan gjøres på flere måter. Med de fleste programmer er du trygg på at systemet ikke overfører penger til en konto som ikke eksisterer under en kunde i systemet.

Godkjenningsflyt er god å ha dersom det er flere personer i bedriften som skal godkjenne betaling av en leverandørfaktura før den faktisk betales. Med optimal fakturagodkjenning sendes den til riktige personer før betaling foretas.

Integrasjoner gjør hverdagen enklere. Dette er også tilfellet med de såkalte «skanning»- eller «fakturahåndtering»-systemene. De vanligste integrasjonene er for regnskapssystemer, betalingsmoduler, e-post og lagringsplattformer som DropBox og Office. Så godt som alle selskaper tilbyr integrasjoner til ERP og til ulike tredjepartsløsninger. De større og mer avanserte systemene på markedet kan tilby deg en tilpasset integrasjon, til akkurat det systemet du ønsker.

Hvordan velge ditt foretrukne leverandørs fakturaskanningssystem

Før du velger ditt faktureringsprogram, bør du tenke gjennom dine behov. Trenger du noen viktige funksjoner eller trenger systemet ditt å vite mye?

Hvilket system som passer akkurat din virksomhet avhenger også av størrelsen på virksomheten din.

Ett system som Kontolink er spesielt rettet mot små bedrifter med 0-10 ansatte eller regnskapsførere. Andre systemer som henvender seg spesielt til regnskapsførere og bokholdere er: ScanOne, Futurelink og EY e-faktura.

Det er mange små og mellomstore bedrifter. Derfor ser vi også mange systemer som akkurat matcher deres behov. Disse inkluderer: Docubizz, EY e-faktura, Acubiz, Centsoft og Corpay One

For større bedrifter finnes det også flere gode løsninger på markedet. Systemer som Digiflow og ELO Digital Office er spesielt rettet mot større bedrifter. Digiflow er spesifikt for fakturahåndtering, mens ELO faktisk kan tilby flere alternativer innenfor HR, kurs og kontrakter.

Sist, men ikke minst, finnes det også løsninger på markedet som henvender seg til alle typer virksomheter uansett størrelse. Disse er: Fakturafil, Fakturaboks og Navidoc.

Det finnes altså mange gode tilbud for en optimal løsning, uansett hvordan din virksomhet ser ut og hvilke behov du har. Bruk guiden vår for å sammenligne dem på hva som er viktigst for deg – enten det er månedsprisen eller hvor raskt du kommer i gang med systemet! Det er opp til deg.

Har vi fanget din interesse for kupongskanning? så kan du kontakte oss for å høre hvordan vi kan hjelpe deg.

Frederik Sandgrav

Hva sier du til å motta nyhetsbrevet vårt?