Prisen på digitalisering - 3 ting å passe på

Digitaliseringens pris - skrevet av Frederik Sandgrav 28 / 1-2022

1. Velg med omhu

Digitalisering kommer med en pris som få er villige til å betale.

Når du velger å digitalisere regnskapet ditt så handler det ikke bare om å installere noe programvare og da er alt i orden. Tvert imot. Dette er siste del av digitaliseringen som skjer her. Først av alt må du finne ut HVORFOR du har tenkt å digitalisere og hva du vil ha ut av det.

Det betyr faktisk at du må tenke litt over hvor det kan være mest fornuftig å investere. Og spesielt hvorfor det er akkurat her det skal være. Det er utrolig mange områder man kan digitalisere. Så med mindre du virkelig har fortjeneste og oversikt... .. så start med 1 ting.

Der de fleste starter er typisk rundt fakturabetalinger – altså de fakturaene som du må sitte og legge inn i nettbanken din. Men det trenger ikke være her. Det kan også være at det er kvitteringer eller kundebetalinger eller lønn eller noe helt 4.

Men prisen du må betale - er forberedelse og omtanke. Du trenger ganske enkelt å sette deg ned og vurdere nøye hvor det er du trenger for å starte reisen. For det er en reise. Det er ikke et eneste bra slag på golfbanen og så er det slutt. Som med golf er det mange hull som må overvinnes før du er helt ferdig. Så det er bedre å se digitalisering som en uendelig lang golfbane med et uendelig antall hull. For en digitaliseringsnerd som meg er det helt perfekt. Det vil si at reisen aldri tar slutt. For det gjør det ikke. Din verden er i endring - løsninger endrer seg, og det samme er dine forretningsbehov. Dermed endres også dine krav til løsningene dine hele tiden.

2. Ingenting er perfekt

Uansett hvilken løsning du velger, er det ingenting som er perfekt. Det kan godt avskrekke de fleste regnskapsførere fra å komme i gang i det hele tatt. Heldigvis er det ikke regnskapsførerne som bestemmer det hele. Derfor er det bare å kaste deg ut i det. Ta julingen du får og vit at på den annen side er seieren nærme. Og for en seier. Når du først høster fruktene av en skikkelig digitalisering vil du være flau over å ikke ha startet noe før.

Det kan godt være at det virker nervepirrende å starte på noe som ikke fungerer 100%. Men siden ingenting fungerer 100 %, vil det til syvende og sist bety at du aldri kom i gang. Det viktige her er å vite hvor feilene – eller hullene i osten – er. Når du vet hvilke ulemper enkelte løsninger har, er det lettere å omgå dem og finne alternativer i de situasjonene. For eksempel. November First kan ikke betale DKK i utlandet. Farpay.io kan ikke hjelpe med utenlandske betalinger... Listen er lang og den vil den alltid være. Det viktige er å vite hvor manglene er slik at man kan velge en løsning uten grunnleggende mangler innenfor de områdene der man trenger den for å fungere 100%.

Du kan eventuelt lese mer her om en større sammenligning av f.eks. skannesystemer hvis det er her du tror du trenger hjelp

3. Rett opp og skrap om nødvendig.

Til slutt har du valgt en løsning som ser ut til å fungere. Du begynner å spare mye tid, og det var kanskje hovedgrunnen til valget ditt. Det er virkelig viktig at du setter deg godt inn i løsningen du har valgt og også holder øye med nyhetsbrevene deres slik at du jevnlig kan rette søknaden din til. Bare på denne måten utnytter den løsningen optimalt. Et godt eksempel er f.eks. Kontokobling som nettopp har lansert en unik e-postadresse for brukerne deres, slik at den kan sende e-poster med vedlegg til kontokoblingen. E-conomic har nylig kommet med en løsning som enkelt kan matche dokumenter fra skanningen med postene som ligger i journalen.

Det er stadige endringer i produktene du bruker. Og du kan ikke være sikker på at du får best utbytte med mindre du holder deg oppdatert.

I noen situasjoner kan du ha feilvurdert behovene dine eller løsningen du har valgt. I så fall er det bare én ting å gjøre... .. kaste det du har i hendene og løpe. Løp fra den løsningen og velg en annen som passer bedre. Dette er de få løsningene som koster mye penger. Jeg synes faktisk de fleste løsninger er nesten for billige med tanke på besparelsene man oppnår, men det er en helt annen snakk. I det aktuelle tilfellet er det derfor en veldig god idé å gjennomgå dine behov og krav til din løsning så raskt som mulig slik at du kan velge den løsningen som passer deg.

 

Skrevet av:

Frederik Sandgrav

Frederik Sandgrav

Frederik, også kjent som "Den luddovne bogholder" har over 10 års erfaring med digitalisering og automatisering av bokføring

Se mer fra bloggen vår:

Frederik Sandgrav

Hva sier du til å motta nyhetsbrevet vårt?