Det perfekte bogholderi
Det er min drøm at finde frem til det perfekte bogholderi. Et bogholderi der kører automatisk, som kan trække, levere og styre data – uden behov for tonsvis af menneskelige ordrer. Mange virksomheder bruger alt for lang tid på at samle, taste og systematisere data.
Det er dyrt, og efter min mening både kedeligt og spild af tid. Alle disse arbejdsgange kan med et knips gøres automatiske. Du føler dig måske ikke helt tryg ved at lægge dit bogholderi i hænderne på kunstig intelligens. Men jeg garanterer dig – det er et både effektivt, brugbart og helt igennem uundværligt hjælpemiddel.
Markedet tilbyder en lang række digitale værktøjer, som hver især løser opgaver på forskellige måder. Min mission er at sammensætte digitale værktøjer til ét samlet bogholderi. Jeg har testet og evalueret, og for at du ikke skal gøre det samme, får du her en række gode råd til at optimere dit bogholderi, når det gælder indtægter og udgifter.
Et typisk bogholderi består af fire kerneområder, der skal løses på forskellige måder:
- Håndtering af regninger: Regninger der skal betales af VIRKSOMHEDEN
- Fakturaer til dine kunder: Fakturaer der skal betales af virksomhedens KUNDER
- Kvitteringer når et betalingskort er brugt
- Løn der skal behandles
Håndtering af regninger
Det er næsten umuligt at drive virksomhed uden samtidig at modtage regninger, der skal betales. Det kan være alt lige fra telefonregninger til affaldshåndteringsgebyrer til din kommune.
Fælles for alle regninger er, at man som udgangpunkt skal logge på sin netbank for at betale dem. Man kan selvfølgelig vælge en PBS-løsning, men det er ikke altid muligt – og tilmelding til PBS tager også tid. Det er både tidskrævende og kedeligt. Heldigvis er løsningen lige her:
Corpay One er et system, der betaler de regninger, du ønsker, med det betalingskort du vælger. Det fungerer ved, at du videresender dine regninger, f.eks. en telefonregning, til et Corpay One system, som herefter betaler regningen på forfaldstidspunktet.
Systemet går her ind og læser din regning og betaler med det betalingskort, du har koblet på som ”bank”. Det er smart, og så er det gratis.
Hvis din virksomhed er større, og der f.eks. skal foretages leverandørstyring, (når udgiften skal registreres efter fakturadato og ikke kun efter betalingstidspunkt), kan Corpay One sættes sammen med et godkendelsessystem.
Du kan med Corpay One købe mindre features, der supplerer deres gratisservice. Med Corpay One får du fx mulighed for at betale dine regninger ved at swipe på din telefon – eller ved at tage et billede af din regning. Så bliver det altså ikke nemmere.
Fakturaer til dine kunder
Næste punkt i bogholderiet handler om de fakturaer, du sender ud til dine kunder. De fleste økonomisystemer tilbyder, at kunder kan betale dine fakturaer med kreditkort via et betalingslink på din faktura. Det er godt tænkt og en smart løsning, fordi dit økonomisystem dermed tilbyder automatisk bogføring, når linket anvendes.
Men af en eller anden årsag, er der mange kunder, der ikke ønsker at betale deres faktura på den måde. Måske fordi det virker usikkert? Jeg ved det ikke – men kunderne bestemmer, og derfor har jeg fundet en anden løsning på automatisk bogføring, når dine fakturaer bliver betalt. Og her er den: Farpay
Farpay sørger for automatisk at bogføre, når kunderne betaler dine fakturaer. Løsningen giver dig mulighed for at tilbyde dine kunder mange forskellige betalingsformer lige fra MobilePay, PBS, Leverandørservice til indbetalingskort med FIK nummer (det der +71, der står på regninger). Det væsentlige for Farpay er selve bogføringen af kundens indbetaling – og i mindre grad hvilken smag kunden har i forhold til betalingsform.
Jeg kan godt lide Farpay, fordi de både har gjort sig overvejelser om systemets anvendelighed for virksomheden, og i lige så høj grad har tænkt virksomhedens kunder ind i deres produkt. Fem stjerner!
Kvitteringer
Tredje del af bogholderiet er kvitteringer. Puha – her, der og alle vegne, og måske slet ikke til at finde eller læse. Men bogføres, det skal de! Her kommer Pleo ind i billedet. Pleo er en kortudsteder, der udstyrer dig eller dine ansatte med et Mastercard Debit.
Det vil sige et betalingskort, der kun fungerer, hvis der er overført penge til det. Når kortet bliver brugt til betaling, kommer der en notifikation til kortholder, som fortæller, at der er trukket penge fra kortet, og en påmindelse om at fotografere din kvittering.
Det bliver hurtigt en vane, og når billedet først er taget, er din kvittering elektronisk. Du må gerne ”skylde” billeder, og systemet har en app, hvori du kan se udokumenterede træk på dit kort. Systemet kan oftest selv klassificere/kontere dine udgifter, så det eneste, du skal bekymre dig om med Pleo, er at tage billeder. Sådan! Der kan gives adgang til virksomhedens økonomiansvarlige, så virksomheden løbende kan følge med i, hvad de ansatte bruger kortene til.
En gang om måneden kan bogholderen tjekke kontering, og om alle beløb er dokumenteret med billeder. Er de det, kan man med ét klik overføre samtlige kvitteringer/billeder/bilag med posteringstekster og beløb over til et økonomisystem. Det er flot!
Løn
Fjerde og sidste punkt i bogholderiet er løn. Heldigvis er der rigtig mange gode lønsystemer derude. Jeg vælger at anbefale et system, der er ganske nyt, men som under visse betingelser gør det ret fantastisk.
Salary udmærker sig ved automatisk at bogføre løn, betale obligatoriske skatter, ATP og feriepenge. Derudover tilbyder de automatisk lønudbetaling. Såfremt du eller dine medarbejdere får den samme løn hver måned, kan du fortælle systemet, at det skal fortsætte med at udbetale den samme faste løn.
Med Salary får du altså et lønsystem, der automatisk udbetaler løn, bogfører løn, betaler skatter, ATP, AM bidrag og sidst men ikke mindst bogfører alle disse betalinger. Ved mere komplekse lønudbetalinger, står Salary desværre ikke så stærk. Her vil jeg anbefale Zenegy eller Bluegarden.
Jeg håber, du finder min gennemgang anvendelig, og at den vil komme dig til gode – du er altid velkommen til at kontakte mig eller kigge forbi mit kontor til en kop te eller kaffe
God dag!
Frederik Sandgrav / Sandgrav Solutions.
